プロジェクト管理＆グループウェア「Time Krei　(タイムクレイ)」

何が必要だったか
製薬企業グループA社では、承認申請の電子化プロジェクトを進めていく中で、多数のシステム改良、機能の見直しや追加が発生。過去の開発プロセスをナレッジ化し、次フェーズのプロジェクトへノウハウを継承するために、内外の関係各社を1つのプロジェクトとして効果的な管理をする必要性があった。

成功のポイント
以前は関係各社が各々のプロジェクト管理ツールを利用し、 進捗報告のフォーマットや基準、スケジューリングがばらばらだった。「Time Krei」を導入した結果、人やグループごとのばらつきを排除することができ、進捗管理や報告基準の統一・標準化が実現できた。更に、関係各社への正当な評価、適時スケジュールの調整にも対応が可能となり、 各プロジェクトチームの責任感、結束の向上につながっている。

何が必要だったか
業界基準への対応と業務効率化
金融機関向けの開発案件を主に手がけるB社では、工事進行基準への対応として、PMに依存していたプロジェクト管理手法を見直し、全社的に一定の基準でプロジェクト管理を行うことを検討していた。また、全担当者がExcelに入力していた予実作業時間管理は、決まった書式ではあるが入力頻度・内容に個人差があり、内容確認・集計に時間がかかっていた。

成功のポイント
人材育成と効率的な人材稼働の向上
「Time Krei」を導入することにより必要なデータが効率的に登録され活用しやすい環境を作りだしている。これにより、各担当者の予実作業時間管理を促しタイムマネジメントの向上という「人材育成」にも繋がっている。また、担当者の作業負荷状況が把握しやすくなり「限りある人材」を効率的に稼働させ全社で生産性を上げている。

　「Time Krei」なら、普段の業務の中で使われているデータを活用して、高度な分析結果として出せる。つまり、従業員の日々の業務内容を簡単な操作で素早く把握でき、分析データとして集計可能だ。経営者は作業コストをタイムリーに把握して、経営判断の材料にでき、コストに見合わない業務を洗い出したり、進行中のプロジェクトのコスト面の問題を事前に察知することが可能だ。

　各社員はスケジュール画面で個人業務と組織業務を織り交ぜた予定を共有できるとともに、業務実績を登録することで、自分の業務量を明細単位で報告できる「週報」としても利用可能。また、これにより、プロジェクトマネージャは「EVM分析」を用いて予算・予定の観点からプロジェクトの遂行度合いを定量的に評価して、進捗に遅延が生じた場合の軌道修正に役立てられる。更に複数プロジェクトの「WBS(Work Breakdown Structure)」を作成して、各プロジェクトの全体の進行状況やタスク別の進捗管理を行うことも可能だ。

　「Time Krei」の「稼働率分析」画面では、各社員の業務負荷が容易に確認できるので、恒常的に残業が発生している社員の業務を、比較的負荷の低い社員に振り替えるなど、業務スピード改善のための判断材料として活用できる。また、「個人別作業割当状況」では、社員ごとの今後の業務予定が容易に一覧可能で、プロジェクト計画を立てる際、誰が、どのような業務に対して、いつまで予定が入っているかが確認できるため、最適なリソース計画を行う参考値として活用可能だ。