ペーパーレス会議システムの導入で会議の時短と負担軽減を実現

ぺんてる

ペーパーレス会議システムの導入で会議の時短と負担軽減を実現

ぺんてるでは、会議の長時間化を抑制するために、ぺーパーレス会議システムを導入。「1回あたりの会議時間は最大1.5時間」を達成し、意思決定のスピードアップを実現した

  • 業務効率化
  • 製造業
  • 情報システム部門(開発系)
ペーパーレス会議システムの導入で会議の時短と負担軽減を実現

経営会議の時間が長時間にわたることを問題視したぺんてるは、新しく「1回あたりの会議時間は最大1.5時間」という目標を打ち出した。なかでも資料の事前準備時間や参加者の資料読み込み不足が課題だったが、ペーパーレス会議システムの導入したことで大幅に改善。会議内容も充実し、「意思決定のスピードアップ」が実現した。

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課題

 総合文具メーカーのぺんてるでは、毎週月曜日に10数人での経営会議、月に1度20人弱で取締役会を開いており、資料は全て紙だった。半日かけても結論が出ない会議もあったが、意思決定のスピードアップを目指し、「1回あたりの会議時間は最大1.5時間」と新たに決めた。この目標を達成するためには、事前の資料配布のスピードアップと、参加者全員が事前に資料をよく読み込んでいることが必要だった。

解決方法

 同社は会議時間短縮のため、ペーパーレス会議システムの導入を試みた。使いやすく持ち運びやすいモバイル端末への対応を前提に、比較検討を開始。主な使用者が、必ずしもITに詳しいわけではない役員たちなので、使いやすさとセキュリティ面を最も重視した。最終的には、開発会社内でも実際に使用されている製品が選ばれた。

 システムの導入と同時に、社外からも会議システムに入れるように接続環境も整備された。

効果

 使いやすさを重視した選択が功を奏し、講習会や担当者の会議出席などを経て、1カ月程度でスムーズな活用がなされた。発表者が資料にラインや丸印をつけて全員に共有できる機能もあり、会議に集中できると好評だ。目標の会議1.5時間ルールも厳守されている。

 事前準備の作業も大幅に軽減された。各部署からの資料はデータで送られ、差し替えも容易だ。印刷の手間も不要になった。今後は他の会議への導入も検討したいという。

事例概要

企業規模 中堅中小企業向け(101~1000名)
課題 業務効率化
業種 製造業
部署 情報システム部門(開発系)
地域 国内
導入年 2012年

提供企業・製品

導入製品名:ペーパーレス役員会議システム ConforMeeting/e

提供企業:日本電気株式会社

URL:http://jpn.nec.com/conformeeting/e/