海外からも参加できるペーパーレス会議で会議活性化と負担軽減

アサヒグループホールディングス

海外からも参加できるペーパーレス会議で会議活性化と負担軽減

会議の活性化や省資源を目指したアサヒグループHDは、ペーパーレス会議システムを導入。資源や工数の負担は軽減され、国内外の子会社からの会議出席も容易になった。

  • 業務効率化
  • 製造業
  • 情報システム部門(開発系)
海外からも参加できるペーパーレス会議で会議活性化と負担軽減

アサヒグループHDでは、会議を活性化することや、事務局による事前資料準備の負担軽減を図るため、ペーパーレス会議システムを導入した。その結果、年間およそ4万枚の用紙削減と、事務局負担の50%の軽減、またモバイル対応による参加メンバーの出張旅費の削減に成功。資料のリアルタイム共有により、会議の活性化も十分に実現した。

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課題

 同社は、経営効率化と意思決定スピードを重視している。しかし、週1回開かれる役員会議への事前準備として、事務局が各部署から提出された資料を10〜40ページにまとめ、30部印刷して個人別にソート、配布する必要があった。省資源や情報漏えいのリスク低減の視点に加え、事前の資料閲覧で会議に集中できる環境を整えるなど、会議そのものの活性化が求められた。また、事務局の作業負荷軽減も大きなテーマだった。

解決方法

 ペーパーレス会議システム導入に向け、ショールームに出向き、実際の機器配置イメージを固めた。クライアント端末を2〜3カ月間貸し出してもらった結果、紙資料に近い感覚で操作できること、特にスタイラスペンで資料に書き込み、共有、保存できることを高く評価し採用した。また、移動中や海外からでもシステムが利用でき、どこでも閲覧は可能だが、端末には重要情報が残らないというセキュリティ面もニーズに合っていた。

効果

 導入により、年間およそ4万枚の用紙削減と、事務局負担の50%の軽減、またモバイル対応による参加メンバーの出張旅費の削減が実現した。

 移動先はもとより、海外のオセアニア地区地域統括会社も既存のネットワーク環境を変えずにタイムラグなく会議に参加できている。

 発表中は、報告者が作成したカラー資料をそのまま用い、マーキングした箇所を全員で注視する。発言内容への集中度があがり、会議は活性化された。

事例概要

企業規模 企業規模問わず
課題 業務効率化
業種 製造業
部署 情報システム部門(開発系)
地域 国内
導入年 2013年

提供企業・製品

導入製品名:ペーパーレス役員会議システム ConforMeeting/e

提供企業:日本電気株式会社

URL:http://jpn.nec.com/conformeeting/e/