申請から承認までの時間が大幅に短縮。ペーパーレス化の第一歩に

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申請から承認までの時間が大幅に短縮。ペーパーレス化の第一歩に

かつては紙でのやりとりだった申請、承認をシステム化。同社の承認業務を効率化し、全社ペーパーレス化の第一歩となった、そのクラウド型の承認システムとは……

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申請から承認までの時間が大幅に短縮。ペーパーレス化の第一歩に

世界のさまざまな国と地域で育まれた食文化の伝道師として、イタリアンブームの先駆けとなった「カプリチョーザ」、ロックを聴きながら食事を楽しむスタイルを提案した「ハードロックカフェ」などのレストラン事業を展開する同社。社内でやりとりする書類は基本的に紙で、書類の作成、申請、承認作業に時間がかかるという課題を抱えていた。

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課題

 従業員数は約500人で、全国各地にさまざまな業態のレストランを展開している。そんな状況なのに、社内でやりとりする書類が紙……。書類の作成、提出、受理、承認作業などに非常に時間がかかっていた。書式が統一されていないケースがあり、書類の保管や管理にも手間がかかっている。加えて承認者は外出していることも多いので、社内の書類を止めないために、申請、承認業務を効率的に行えるシステムの導入が急務だった。

解決方法

 クラウド型の承認システム「承認Time」を導入し、申請から承認までの時間短縮化を図ることを決断。クラウド型なので社内にサーバを置く必要がなく、メンテナンスも不要。ユーザー数に応じての課金のため、他のシステムより安く使えるといったことが導入の決め手になった。また、それまで書類作成にExcelを使っていたため、書式の統一が難しいこともあったが、承認Timeでは書式の統一が可能だ。この点も導入理由の1つとなった。

効果

 承認Timeは、スマートフォンでも書類の承認ができ、書類が承認されるとメール通知される。外出先からでも申請書類を確認できるので、承認作業がスムーズになり、社内の申請から承認までのスピードが格段に速くなった。承認の際に、入力の必須項目を設けられるので、入力漏れもなくなった。さらに「こう作りたい」というイメージ通りの書類を作れるので書類を作成するスピードも向上。保管機能もあり、書類の管理もしやすくなった。

事例概要

企業規模 企業規模問わず
課題 業務効率化
業種 サービス業
部署 総務部門・人事部門・教育部門
地域 国内
導入年 -

提供企業・製品

導入製品名:稟議・回覧クラウド 承認Time

提供企業:SBIビジネス・ソリューションズ株式会社

URL:https://shonintime.sbi-bs.co.jp/