紙ベースの営業申請を電子化 1帳票あたり毎月300枚を削減

日本ヒルティ

紙ベースの営業申請を電子化 1帳票あたり毎月300枚を削減

営業1人あたりのFAX代1万円強/月が、800円の費用で済むようになった。紙ベースの書類処理に悩んでいた日本ヒルティが、ペーパーレス化に成功した、そのツールとは?

  • 業務効率化
  • 小売業・卸売業
  • 情報システム部門(開発系)
紙ベースの営業申請を電子化 1帳票あたり毎月300枚を削減

建設用工具の輸入・販売メーカーの日本ヒルティでは、営業活動で発生する申請書類が悩みのタネとなっていた。営業担当者、上長ともに負担になっている紙ベースの申請業務を変えるべく、クラウド版グループウェアを導入し、ワークフローの運用を開始。FAX利用や手作業の機会は激減し、時間的・金銭的・肉体的な負担が大きく削減された。

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課題

 日本ヒルティでは、営業担当者が取り扱う多数の書類が業務効率化を阻んでいた。

 同社では書類の申請・承認を全て紙で行うため、全国を飛び回る営業担当者は何十枚もの書類を持ち歩かなくてはならず、社を明けることが多いためFAXも多用していた。上長においては、複数名の営業担当者から1案件あたり何枚もの書類申請を依頼され、全ての書類に承認サインをするために時間的・肉体的負担を強く感じていた。

解決方法

 ビジネススピードと利益率を向上させるために、同社では営業効率アップの一環として電子承認システムによるペーパーレス化に取り組んだ。 

 同システムの検討にあたっては、クラウド化を含む、ヒルティ社グローバルで定められている厳しいITポリシーとの適合、ライセンス数、コスパフォーマンスなど細やかな機能分析が行われ、製品が選択された。

効果

 申請や承認にかかる作業効率は劇的に変化した。以前は1日平均20枚の書類を1〜2時間かけて処理していたが、今はPCやスマートフォンから日に数回、最新状況を確認し、承認ボタンを押すだけ。 

 ペーパーレス化についても、ワークフロー導入から半年で、1帳票あたり300枚/月の削減を達成した。営業担当者一人あたり1万円強かかっていた月々のFAX費用はほぼなくなり、FAX文字の難読や誤読、PCへの転記作業からも解放された。

事例概要

企業規模 大企業向け(1001名以上)
課題 業務効率化
業種 小売業・卸売業
部署 情報システム部門(開発系)
地域 国内
導入年 2011年

提供企業・製品

導入製品名:サイボウズ ガルーン(ワークフロー)

提供企業:サイボウズ株式会社

URL:https://garoon.cybozu.co.jp/product/workflow.html