ユーザベース
3～4日を要していた経費精算業務の無駄を一掃したクラウドとは
社員ごとの経費申請用Excelファイルを集めて加工し、イレギュラーはメールで申請者や上長に承認をとっていたユーザベース。この無駄なフローの刷新に貢献した製品とは？
世界中の企業活動の意思決定を支える情報インフラを提供するユーザベース。経費部門では、経費内容の確認から経費精算額の確定、仕訳入力完了まで3～4日かかり、Excelでの経費精算業務に限界を感じていた。クラウド経費システムを導入することで、経費申請に関する内部統制が整備され、過去の経費データの蓄積と分析も容易になった。
課題
経理部門では従来、社員一人一人が経費精算の情報をExcelファイルに入力したものを、経理が1つのファイルにまとめ、仕訳入力が可能な形式に加工・集計していた。また、経費ガイドラインの上限額を超えているなどイレギュラーなものについては、社員本人やその上長へ個別に確認をとっていた。その結果、経費内容の確認から経費精算額の確定、仕訳入力完了まで3～4日かかり、Excelでの経費精算業務に限界を感じていた。
解決方法
経理部門の業務効率化と作業負担の削減、従業員の経費申請の簡略化を目的に、同社はクラウド経理システムの導入を決めた。まずは小人数のメンバーで2カ月ほどトライアル運用を行った。導入研修も受講し、課題点などをクリアにした後で、全社導入に進んだ。全社規模になっても、同製品の操作ガイドをあらかじめ社員に共有していたかいもあり、大きな問題もなく、スムーズに運用を開始することができた。
効果
新システムでは申請者の上長による承認の有無をすぐ確認でき、領収書の画像データも申請データに添付されているため、経費内容の確認を申請者に直接とる手間や、申請内容と資料との突き合わせ作業が削減された。また、不備入力防止機能が設定されているため、申請時にエラー表示が出ることで、差し戻しの必要がなくなった。
経費データも1か所に蓄積されていくため、今後は高度な分析や予算管理の実現に期待を寄せている。
事例概要
| 企業規模 | 企業規模問わず |
|---|---|
| 課題 | 業務効率化 |
| 業種 | 情報サービス業 |
| 部署 | 財務部門・会計部門・経理部門 |
| 地域 | 国内 |
| 導入年 | - |
提供企業・製品
導入製品名：MFクラウド経費
提供企業：株式会社マネーフォワード
掲載日：2018/12/13
更新日：2019/02/04
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