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電子帳票システム

始めに「電子帳票」とは、請求書や明細票、申込書や申請書といった企業内の各種帳票の電子化を図り、ユーザがPC上で参照したり、ネットワーク経由で必要な部門に伝達/配布したりできるようにしたもので、この電子帳票を実現するためのITツールが電子帳票システムである。各種帳票を電子化して業務の効率化を推進していくためには、利便性に優れた電子帳票システムの構築が不可欠となる。

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電子帳票システムの基本機能とは?

電子帳票システムの提供する機能は、主に以下の4つが挙げられる。
●変換/登録機能
基幹系システム上の業務アプリケーションなどから出力される印刷データ/帳票データ/オーバーレイ・データを、電子帳票システムで利用できるように変換し、帳票データベースなどに取り込んで一元管理する機能が提供されている。

●表示機能
電子帳票システムに取り込まれた帳票をクライアントPCの画面上に、紙で出力されている帳票と同じような見栄えで表示することができる。

●検索機能
複数の条件を組み合せた検索、ワイルドカード検索、串刺し検索(複数帳票の同時検索)などの機能が提供されている。

●配信機能
帳票内の印字データをベースに、宛先や帳票の種類ごとに分割して自動配信することができる。例えば配信方法として自動印刷、メール送信、FAX送信などが可能。

電子帳票システムの導入メリットとは?

電子帳票システムの導入メリットとしては、主に次の2つが挙げられる。
●業務の効率化/IT統制の強化
Webブラウザからの高度な検索とデータ変換により、迅速な情報共有と情報活用を実現することができる。具体的には、ペーパーレス化の促進による環境保護と業務改善、帳票データの利活用、利用状況の把握による不要帳票の廃止、個人情報漏洩の抑制(外部委託の廃止、利用状況の正確な管理)などが挙げられる。

●運用コストの削減
帳票を電子化してWebブラウザで参照し、必要な帳票のみを印刷する運用にすることで、紙が大幅に削減され、配送の人件費が不要となり保管スペースも大幅に減らすことができる。具体的な効果としては、用紙コストの削減、印刷コスト(トナーなど)の削減、資料検索/対応時間の短縮(業務の効率化)、保管場所/仕分け/配送コストの削減などが挙げられる。