40拠点以上の経費精算を効率化。手作業主体からデータ連携主体へ

シバタ

40拠点以上の経費精算を効率化。手作業主体からデータ連携主体へ

同社経理部では40拠点以上の経費精算業務において、全従業員の負担軽減にも配慮しつつ、効率的に経理業務を処理できる体制作りに意欲的に取り組んできた。

  • 業務効率化
  • 流通業・商社
  • 財務部門・会計部門・経理部門
40拠点以上の経費精算を効率化。手作業主体からデータ連携主体へ

各種産業ゴム、樹脂製品の販売を中心に土木建築、農業、水道、LPG、保安などの各分野における資材も扱うシバタ。全国40拠点以上で事業を展開、従業員数は400人以上となっている。その経費精算業務は、紙の出金伝票に手書きするスタイルから、クラウド型システムへ移行したことで、本社の経理作業は劇的に改善されたという。

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課題

 これまでの経費精算方法は、40以上ある各事業所で社員が領収書を提出、それを事業所の精算担当者がチェックして出金伝票を手書きし、社員へ精算するというもの。事業所の現金額が少なくなってくると、本社へ出金伝票と領収書を郵送してもらい、事業所への精算と会計ソフトに入力という作業をしていた。また事業所それぞれに届く請求書の支払と仕訳業務も手作業で、こうした経理処理を少人数で行っており相当な時間を要していた。

解決方法

 システム導入で経費精算、請求書支払フローの改善と効率化を図ることに。しかし従来型のシステムではサーバを会社に設置しなければならず、コスト増。保守/メンテナンス業務も必要となってしまう。そこで浮上してきたのがクラウド型システムだった。重視したのは社内のあらゆる部門での負担軽減。経理部だけでもマスター管理やシステム運用でき、導入も短期間、コスト面も条件に合致するクラウド型の「経費Bank」を選択した。

効果

 経費Bank導入後、交通費、経理精算業務や請求書支払業務の作業時間は3分の1に。以前は電卓をたたいたり、会計ソフトに入力したりという作業に時間を取られていたが、導入後はデータ連携できるので内容をチェックするだけ。作業時間はかなり短縮された。各事業所においても「出金伝票や支払依頼書の手書きはなくなり、出納帳での管理なども経費Bankに入力されたデータがあるので、かなり楽になった」という声も聞かれている。

事例概要

企業規模 企業規模問わず
課題 業務効率化
業種 流通業・商社
部署 財務部門・会計部門・経理部門
地域 国内
導入年 -

提供企業・製品

導入製品名:交通費・経費精算クラウド 経費Bank II

提供企業:SBIビジネス・ソリューションズ株式会社

URL:https://kb2.sbi-bs.co.jp/