12年間でNotesに積み上がっていた課題をマイグレーションで解決

フジ

12年間でNotesに積み上がっていた課題をマイグレーションで解決

12年間利用してきたNotesの課題解決を試みたフジ。膨大なDBを再現パターン別に分け、現行業務の再現性と使い勝手を重視して、新システムへの移行を決めた。

  • コミュニケーション最適化
  • 小売業・卸売業
  • 情報システム部門(運用系)
12年間でNotesに積み上がっていた課題をマイグレーションで解決

チェーンストア業のフジでは、12年間、Notesを情報共有ツールとして使用してきたが、サーバ老朽化、容量不足、技術者不足など種々の課題が生まれていた。コスト面や標準機能の多様性を評価し、新しいシステムを選定、「業務の再現」を最優先に移行した。人事異動に伴う作業時間の大幅な短縮や、専門知識のいらない運用・管理を実現させた。

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課題

 同社では、メーラーや社内の情報共有ツールとして12年間「Notes」を使用してきたが、大容量の添付ファイルを複数人にメール送信するとディスク容量の不足でサーバが度々ダウンし、古いデータを小まめに削除しなければならないなど、世間のIT需要の変化に製品がついていけてない部分が見えてきた。また、近年はポータルを管理できるNotes技術者が1人だけになっており、機能のメンテナンスにも時間がかかっていた。

解決方法

 Notesのバージョンアップはコスト負担が大きく断念。移行対象としてOffice365やGoogle Appsなども検討したが、現行業務を再現しようとすると、オプション追加やサードパーティーの利用が必要であり、これも断念した。選んだ製品については、標準機能で現行業務を再現できる割合が高く、専門の技術要員が不要で、使い勝手が良いところを高く評価した。移行は「業務の再現」を最優先し、約60あったDBを20に絞り込んだ。

効果

 ポータル上のポートレットごとに表示・非表示を指定でき、以前より細やかな権限設定が可能になった。本部から店舗への指示は原則週3回に絞り、従業員のポータル確認回数も最低限で済むよう意識している。

 新年度の人事異動時には、以前ならば夜通しの作業が必要だったが、現在は全ての作業が10秒で終わり、ミスへのプレッシャーも軽減された。

 また、新しい製品は専門技術が不要なため、複数のメンバーが管理・運用できるようになった。

事例概要

企業規模 大企業向け(1001名以上)
課題 コミュニケーション最適化
業種 小売業・卸売業
部署 情報システム部門(運用系)
地域 国内
導入年 2014年

提供企業・製品

導入製品名:パッケージ版Garoon

提供企業:サイボウズ株式会社

URL:https://garoon.cybozu.co.jp/