メキシコに本社を置く中規模の法律事務所
機密文書でも使い勝手よく効率的、セキュアにやりとりを可能に
クライアントとの機密文書のやりとりにコストと時間を割かれていたメキシコの法律事務所は、ShareBaseを導入したことでセキュリティを保ちながら時間の短縮を達成した。
同法律事務所では、世界中の組織に対し法律サービスを提供している。クライアントに対する法的通知を受け取り、コピーを宅配便で届けるサービスを提供していたが、多くのコストと時間がかかるという課題があった。しかし、ShareBase導入後には、数カ月かかっていた文書のやりとりを、セキュリティを保持しながら1週間に短縮できた。
課題
メキシコに本社を置く、ある法律事務所では、ヨーロッパや中国、中米など世界中の150の組織に、企業向けの法律サービスを提供している。そのサービスには、法的手続に関する通知、文書の確認、契約の交渉や執行などが含まれる。クライアントの法的ニーズを満たすために、クライアントに対する法的通知を受け取り、これらの通知をコピーして届けていたが、宅配便を利用していたことで多くのコストと時間がかかっていた。
解決方法
多くの場合、法的通知では、当事者間の機密保持が求められる一方で、タイムリーな対応が必要となる。また、使い勝手が良いことも重視し、事務所の利用者はもちろん、クライアントも容易に使用できるシステムを求めていた。こうした要件を満たしたシステムとして、セキュアなホスト型アプリケーションのShareBaseを採用した。顧客文書のプライバシーと機密性の保持が可能で、文書へのアクセスを即時に提供する点を評価した。
効果
ShareBase導入前は、必要な文書を収集、確認、承認するまで数カ月かかっていた。導入後には、文書の配信、確認、取引の完了まで1週間で行えるようになった。文書やフォルダは、既存の紙文書を使用したプロセスと同様に、分かりやすく整理され、業務プロセスへの影響も抑えられた。直感的で使いやすいユーザーインタフェースにより、数時間程度で使い方を把握できた。導入後わずか数カ月ですでに1万件の文書を保存している。
事例概要
| 企業規模 | 中堅中小企業向け（101～1000名） |
|---|---|
| 課題 | 業務効率化 |
| 業種 | その他業種 |
| 部署 | 情報システム部門（運用系） |
| 地域 | 海外 |
| 導入年 | - |
提供企業・製品
導入製品名：クラウドコンテンツ管理 「ShareBase」
掲載日：2019/02/25
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