250万枚の資料を削減、西松建設に学ぶ「ペーパーレス会議」推進のポイント

要約

　2012年から「各職場における自発的無駄の改善」プロジェクトを推進している西松建設。これまで150を超えるアイデアが社員から寄せられ、そのうち10項目が採用されてきた。その1つに“社内会議で配布するコピー用紙の削減”がある。同社では従来、30人が出席する会議1回につき、約1000枚ものコピー用紙を消費していたという。

　この無駄を改善するため、同社は「ペーパーレス会議システム」の導入を決意する。数あるサービスの中から、複数のタブレットを同期できるペアリング機能や高いセキュリティ機能、マルチOS対応といった要件を満たすサービスを選定。まずは経営会議から利用をスタートし、PDFサイズの統一などさまざまな工夫をこらしながら、社内に浸透させていった。

　その結果、今では約260種類の会議、約100の部門で同システムを活用し、年間で約250万枚のコピー用紙削減を実現。コストにして用紙代を以前の10分の1に削減したほか、資料の配布や差し替えといった事務局の作業負担も軽減するなど、多くの効果が生まれている。本資料では、同社の取り組みを基に、ペーパーレス会議システムの活用法と導入効果を詳しく解説する。