文書管理/ECMソリューション 「OnBase」

▼A銀行が抱えていた課題
従業員数で数千名以上、国内に100店舗以上の拠点を有するA銀行では、金融商品取引法の施行にともない金融庁からの指導を受け、コンプライアンスの見直しを図る必要性に迫られていた。そのため、新たな電子化基盤の構築を検討。しかし、投資できる予算は限られており、既存CRMシステムの改修も避けたい状況。次の監査の日程が迫る中、早急に対処しなければならないが…。

▼「OnBase」を活用し、わずか3ヵ月で新システムを構築
A銀行では、ECMソリューション「OnBase」を活用。A銀行の求める要件を満たす新システム構築を、既存システムに影響を及ぼすことなくわずか3ヵ月で完了。金融商品取引法への対応強化に成功したばかりか、顧客サービスの“質”の向上という効果を得た。

▼あいおい損害保険が抱えていた課題
大手損害保険会社のあいおい損保では、自動車保険契約データを紙台帳、もしくはCD-Rに保存して管理。が、それでは常に紛失などのリスクと隣り合わせの状況で、改善の必要性を強く感じていた。また一方で、近年増加しているEDI取引データのコンプライアンス強化も早急に対処しなければならない経営課題だった…。

▼「OnBase」を導入することでセキュリティ強化を実現
まず、自動車保険契約データの紙台帳・CD-Rによる管理を廃止。「OnBase」での管理に一元化した。併せて「OnBase」の長期署名対応モジュールを使用し、自動車保険契約データにタイムスタンプと電子署名の機能を付与。セキュリティとコンプライアンスの強化を同時に実現するシステムの構築に成功した。

▼リース会社B社が抱えていた課題
リース会社であるB社が抱えていた課題は、契約書審査時間の短縮化。競合他社より顧客満足を向上させるために、また契約書の紙管理による情報漏洩リスクを削減するために、新しい契約書審査ワークフローシステムの構築が急がれる状況だった…。

▼「OnBase」を活用し、新ワークフローシステムを構築
B社では、短期のシステム構築が可能なことから「OnBase」を採用。「契約書審査ワークフローシステム」の構築により、契約書審査業務を電子化されたイメージデータによるワークフローに変更。今まで拠点ごとでしかできなかった審査業務のプロセス全体を改革することで、全社レベルでの業務処理が可能に。顧客満足の向上とコンプライアンス強化を実現した。

こうして事例を見ていくと、「OnBase」というECMソリューションが単なる「文書管理」の枠を越えて、業務効率化やコスト削減はもとより、生産性の向上、顧客満足度の向上、ひいては売上拡大にまで、導入企業に数多くのメリットをもたらしていることがよく分かる。

「OnBase」は、ビジネスに不可欠な大量の文書の統合管理をベースに、企業内情報の最適な管理と活用環境を提供するソリューション。
文書の電子化、電子管理、記録管理、ワークフロー、コラボレーション、Webコンテンツ管理、デジタル資産管理を含む複数の関連テクノロジを統合したソフトウェアで、文書情報(コンテンツ)の発生時点から保存、廃棄に至るコンテンツ・ライフサイクル管理と、組織内のデジタル・コンテンツを一元的に管理する機能を提供し、組織の部門を越えた情報共有と運用・管理を実現する統合的な文書情報マネジメントシステムだ。

「OnBase」の大きな特長の1つに、既存アプリケーションと容易に連携できる点が挙げられるだろう。基幹システムの業務画面から関連文書を表示する機能や、複雑な連携にも対応できるAPIやWebサービスといった連携も用意されており、現状の社内システムを大幅に変更することなく、低コストで迅速に社内情報管理と活用環境を最適化することができる。

また、200以上にも及ぶライセンスモジュールからユーザ企業の業務要件に適したものを選択することも可能。最小限の投資でスモールスタートし、有効性を確認しながら、段階的に全社規模へシステム展開することも可能だ。

まとめると、「OnBase」による紙文書の電子化、業務プロセスの最適化、アプリケーション連携から得られるメリットには、以下の3点が考えられるだろう。

■業務効率化とコスト削減
・情報の検索、移動、照会などの作業時間が短縮され、作業効率が向上する。
・紙文書の保管コスト、輸送コストなどを削減できる。
・ワークフローにより定型化された業務を自動化。人手がかかる作業を減らすことにより、コストを削減。自動化されるので、オペレーションミスも防止でき、業務効率が向上する。
■リスク管理、コンプライアンスの強化
・電子文書の閲覧・印刷などの権限設定を行い、漏洩防止の体制を強化できる。
・災害などで消失する可能性のある情報を適切に保存でき、事業継続対策となる。
・税務調査、内部、外部監査の対応の負担が軽減される。
■企業競争力の強化
・電子化することで顧客からの問い合わせなどに迅速に対応でき、顧客満足度が向上する。
・電子化文書を活用することで業務処理の正確性とスピード化を促進させる。
・情報共有が促進され、業務の状況や進捗が把握しやすくなり、最適な経営判断を導く。

冒頭で述べた、多くの経営層が今EMCソリューションに注目するポイントは、「企業競争力の強化」であることは言うまでもないことだろう。