Web請求クラウドサービス「おまか請求」

Web請求に切り替えることで、それまで毎月かかっていた郵送・資材コストが不要になることは分かる。では、どのようなロードマップで実現し、どのくらいコストを削減できるのだろうか。

月間800件の請求書を封書で発送業務を行っていたA社のケースでは、Web請求クラウドサービス「おまか請求」への移行準備期間が1〜2ヵ月、Web請求(照会)と封書発送の併用期間が3ヵ月、取引先の理解を得ながら、社内での準備を整備した。その結果、6ヵ月目からは、約45％のコスト削減を実現。また、郵送にかかっていた期間も短縮され、取引先にも喜ばれているという。

コスト面で非常に魅力的な「Web請求」だが、安価なクラウドサービスの導入に走り、そのため情シス部門の負担増大を招き、情報漏洩などのセキュリティリスクを更に抱え込んでしまうことになったケースも実際には少なくない。

導入時には、会計システムとの連携のためにシステムの見直しが必要であれば、カスタマイズを行い、利用者への操作レクチャーやサポート。またシステム稼働後にはトラブル対応と改修など。そして、不正アクセス防止やアンチウイルスなどのセキュリティ対策まで。経理部門の負担とコストが削減される一方で、情シス部門の負担は、“会社が知る由もなく”膨れ上がってしまうのだ。

利用を開始するには、会計システムから毎月の請求データや支払データを「おまか請求」専用WebサイトへCSVファイルでアップロードするだけといたって簡単。「おまか請求」で発行された請求書や支払通知書は、通知メール配信・Web閲覧・PDF・CSVなど様々なアウトプットが用意されている。

例えば、請求に関する問い合わせがあった場合にも、「おまか請求」で請求データの画面を見ながら迅速な顧客対応が可能だ。コールセンター業務の顧客対応力を「おまか請求」によって向上させることができる。

毎月膨大な量の請求書や明細、支払通知書、納品書が発生する業種では「おまか請求」の利用メリットが大きいと言えるだろう。ほかにも、情報通信業、介護事業、製造業、卸売業・小売業、外食業など、「おまか請求」は既に様々な業種での利用実績がある。

更に「おまか請求」では、シヤチハタの電子印鑑・電子署名「パソコン決済システム」（※）にも対応。PDFファイルに電子印鑑を押印できることで、PDF請求書の信頼性をUPし、なおかつ、承認などの機能も装備しており、企業間のワークフローを実現できると言える。
※「パソコン決済システム」はシヤチハタの商標登録です。

郵送希望の取引先には、オプションとして、圧着ハガキや封書による請求書発行代行サービスを提供している。また、収納代行サービスも提供しており、口座振替、コンビニ、クレジットの決済手段に応じた収納も選択できる。