クラウド型帳票Web配信サービス「eco Deliver Express」

インフォコム

掲載日：2014/07/23

企業規模	企業規模問わず
オススメユーザ	帳票を紙で出力し郵送している、またはFAXサーバから配信していて、もっと効率的かつ安価に業務を進めたいと考えている企業。
製品形態	ASP・SaaS
サービス概要	発注書、請求書、支払通知書などの帳票出力、発送までを自動化するクラウド型帳票Web配信サービス。メールアドレス収集をシステム化するなど導入時の負担が軽いのが特長。
価格情報	【ASP・SaaS版】入会金　30万円（税別）月額料金　3万円～（税別） ※ソフトウェア版は別途お問い合わせ下さい。
サポートエリア	全国

個人情報の保護に工数削減…、神経を使う帳票の発送業務

発注書、請求書、支払通知書……、貴社では毎月どれほどの帳票を印刷して発送しているだろうか。その帳票が発送されるまでには、印刷、仕分け、封入からポスト投函まで、多くの人手がかかっている。人出を介するということにはミスがつきものであり、個人情報の保護も極めて重要な課題だろう。このように一見地味な作業ながら、非常に神経を使うのが帳票の発送業務だ。

また、現在FAXで運用しているという企業なら、その運用はもちろん、確実に相手に届いているか分からないという不確実性にお困りではないだろうか。

※集計データ：2014年4月インフォコム調べ

帳票業務の手間を軽減！注目のクラウド型帳票Web配信サービス

上記のような悩みを解決する方法として、企業の事務担当者から注目を集めているのがクラウド型の帳票配信サービスだ。今回の記事では、「始めやすさ」「開封状況の見える化」と「低コスト」を特長とするインフォコムのクラウド型帳票Web配信サービス「eco Deliver Express（エコデリバーエキスプレス）」を紹介したい。

もちろん、企業に求められるセキュリティ対策は網羅している。アップロード時の通信はSSL暗号化、高品質なネットワーク機能やセキュリティ対策に優れたデータセンターを採用するなど、安心して利用できる環境を整えている。

始めやすい！

取引先のメールアドレス収集をシステム化する

帳票配信をクラウド化する際の懸念点としてよく挙がるのが、導入時の設定だ。特にそれまで紙やFAXで運用していた場合、メールアドレスが管理されておらず、第1歩はこの収集から始まることが多いという。「メールアドレスの収集・管理作業がことのほか大変だった」という声は、既存のクラウドサービス等へ移行した多くの企業の担当者から聞こえてくる。

そこでeco Deliver Expressは、メールアドレス収集をシステム化し、取引先へクラウドサービスへの移行手続きを定期的に案内する「コレクト機能」を搭載した。担当者の負担を極力減らし、スムーズにクラウド化するための便利な機能だ。

企業における帳票のWeb化推進については、別途資料でノウハウを公開しているのでご確認いただきたい。
▼Web化推進の3つのポイント
1、取引先にWeb化によるメリットをきちんと伝える
2、段階的にWeb化を進め、継続してWeb化の可否を確認する
3、続きはPDFで≫

スピードUP！

確実な開封確認に至る、一連の工程を見える化

手作業での帳票印刷、封入、発送作業には、多大な手間と時間がかかっている。eco Deliver ExpressによるWeb化で作業が自動化されれば、スピードアップと手間の大幅軽減とミスの撲滅が実現する。更にクラウドなのでシステムを自社で保有する必要もなく、運用の手間も必要ない。

また、受け取り、開封確認まで一連の工程がWeb上で見える化される点も大きなメリットだ。確実に帳票が送付先に開封されたかどうかまですべて把握でき、未確認の送付先については催促メールを送るなどの対応がとれる。取引先からの問い合わせ対応もWeb上で迅速に行うことができるようになる。

コスト削減！

自社運用からサービス利用への転換で大幅なコスト削減

eco Deliver Expressは、クラウド環境上で帳票の配信、保管を行うサービスだ。1000通の配信で月額3万円（税別）※からというお得な料金設定のため、思い立ったらすぐに始められるのが特長だ。郵送代、人件費、印刷代などを含んだコストを比較してみれば、クラウド化によるコスト削減効果はあきらかだ。
まずは効果を見るために、発送業務の一部だけでも始めてみるのもいいかもしれない。
※月額料金のほかに入会金30万円（税別）が必要です。

現在、具体的にどれほどのコスト削減が可能なのかが分かるコストシミュレーションシートを配布しているので、内訳を知りたい方は是非ダウンロードしてご確認いただきたい。
▼eco Deliver Express コスト削減効果算出シート
eco Deliver Expressによるコスト削減効果を、月間1000通/3000通/5000通のケースごとにシミュレーション。そのほか導入効果の図解なども。続きはPDFで≫

紙からWebへ

印刷が不要になり、仕分けや封入のための工数もなくなる

プリンターの保守が満了したタイミングで紙帳票からeco Deliver Expressへの移行を選択する企業が多いという。高額で維持コストのかかるプリンターをこの先も使い続けるという選択は、コスト削減の観点からは好ましくないだろう。

もちろん、仕分けや封入のための人件費、郵送コストを考えたら、クラウド化を選択する企業が多いのもうなずける。

▼こんな課題があるなら――
□ 帳票発送に手間がかかる
□ プリンターの保守切れが間近
□ 帳票の郵送コストが高い
□ 印刷量を減らしてコスト削減したい

FAXからWebへ

送付先が帳票を確認したかどうかまで把握できるように

FAXからeco Deliver Expressに乗り換えた企業の課題で多かったのが、「きちんと受信されたかどうか確認のしようがなかった」という点。また、FAXの送信コストは1枚あたり約20円、1件あたりのページ数が多くなればなるほど通信コストが増加する点も挙げられる。

FAXの場合は定型のイメージの送信となり、帳票と併せて様々なお知らせなどを送信したいというニーズに応えられない点もよく挙がる。

▼こんな課題があるなら――
□ FAXサーバが老朽化している
□ FAXの通信コストが高い
□ FAXが確実に受信されたか不安だ

EDI/Web併用

EDIと紙の2本立て運用から、EDIとWebの自動運用に

EDIで電子化すれば帳票の配信もスムーズだ。しかし、送付先にも設備投資が必要になるので、なかなか一斉にEDI化ということは難しい。そこでEDIとeco Deliver Expressを併用し、送付先の状況に応じて使い分けるといったことも行われている。

▼こんな課題があるなら――
□ EDIを導入できない取引先がある
□ EDIが独自帳票に対応できない

「それでも紙の帳票が必要な取引先がいる」そんな時は…

帳票のWeb化は自社の都合だけでは決められない。中には必ず「受信環境が用意できないので紙の帳票が必要だ」などという取引先がいるものだ。しかし、そのような例外のために基幹プリンターを存続させたり、イレギュラー業務に対応するのは効率が悪い。
そこでインフォコムでは、紙の帳票出力、取引先への発送までを請け負うアウトソーシングサービスも提供している。本サービスの詳細はこのページの下のアンケート（8）よりお問い合わせいただきたい。

また、クラウドでの利用をためらっているという企業のためにはソフトウェアでの提供も行っている。こちらも興味のある方はアンケートの（8）より、是非お問い合わせを。

製品名（サービス名）	クラウド型帳票Web配信サービス「eco Deliver Express」
サービス提供会社	インフォコム
動作環境	【推奨ブラウザ】 Internet Explorer 8以上
提供エリア	全国
オプションサービス	-
その他サービス	PDF帳票生成サービス帳票プリント・封入封緘・発送代行サービス
その他特記事項	帳票データの仕分け、PDF帳票の生成など、帳票に関わるその他の業務に関しても対応。詳細は要問い合わせ。
製品サイトURL：http://www.infocom.co.jp/ecm/ecodeliverexpress/index.html

価格情報

【ASP・SaaS版】
入会金　30万円（税別）
月額料金　3万円～（税別）
※ソフトウェア版は別途お問い合わせ下さい。

補足説明
月間配信数、データ容量によって月額利用料は変動しますので、詳細はお問い合わせ下さい。

サポートエリア

全国

補足説明
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e-mail：ecm@infocom.co.jp
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