検索性、DB構築、ユーザ教育… 文書管理を成功させるコツとは?
文書ファイル、Excelなどの表データ、設計図や建築図面、写真などの画像データ…、企業内に蓄積されたデータの多くは構造化されていない。増大し続けるデータの管理と活用には、これら非構造化データの整理や検索手段を検討することが必要となる。今や「効率的な文書管理」は多くの企業で課題となっている。
文書管理を行うにあたり、まずハードルとなるのはデータベース(DB)構築だ。この時、属性の入力、保存場所の決定など、管理者のすべきことはとにかく多い。また、ユーザ数が増えれば増えるほど教育も負担になる。更に、DBから目的の情報を素早く探し出そうにも、検索機能が満足でなかったり、遅かったりといった悩みも少なくない。
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そこで今回のKeyレポでは、上記のような文書管理の課題にまとめて応える「UGS(Unstructured data Gis Solution)」を紹介したい。UGSの大きな特長は、構造化・非構造化を問わず多くのデータ形式に対応していること。また、誰でも分かる簡単な文書登録の手順、高速かつ範囲を限定しない全文検索、地図連携と、ビジネスの現場で即戦力となる多彩な機能を搭載している。
これらの特長により、「管理者にとって手間がかからない文書管理」と、「ユーザにとって簡単で使いやすい文書管理」が両立するのだ。それでは、以下で早速UGSの特長を詳しく見ていこう。
専用ビューア |
約250種類ものファイルフォーマットに対応したビューアを搭載 |
UGSの専用ビューアは、ビジネスで利用されるファイル形式を網羅した約250種類ものフォーマットに対応している。例えば、PowerPoint、AutoCADといったデータも、UGSの管理下ではそれぞれのアプリケーションをインストールしていない端末で閲覧できる。
下図はUGSのビューア画面だ。ファイルは左側に分かりやすいツリー構造で表示され、そこから選択したデータが右のビューア部分に表示される。
▼対応ファイル形式の例
Word、Excel、PowerPoint、一太郎、AutoCAD、PDF、DWG、DXF、P21、SFC、JPEG、TIFF、PNG、XML、HTML、ZIP、LZH など
高速全文検索 |
全文テキスト検索で、図面の中の文字まで漏れなく見つける |
全文テキスト検索機能により、ファイル内のすべての文字をキーワードに検索することができる。文書ファイルはもちろん、設計図や建築図面の中にある部品名、プレゼンデータ上にあるキャッチコピーなど、様々なテキストデータをくまなく検索できるので、必要な情報をとり漏らさない。ビュー画面では、検索された文言がある場所が一目で分かるようにマークアップされる。
もちろん属性情報に基づいた条件検索も可能。テキストを含まない画像データを含めた複合的な検索も行える。
例えば、こんなケースで―――
●部品のリコールが発生した!
UGSで部品名を検索すれば、保存されている全設計図の中からリコール部品を含む設計図をすべて抽出することができる。属性情報からは辿ることのできない小さな部品も、これならば素早く、簡単に検索できる。
簡単DB構築 |
ドロップするだけでOK! AD連携で簡単権限設定も |
PC上にあるフォルダ、ファイルをドロップするだけという簡単操作でDBを構築することが可能だ。導入時のDB構築は文書管理を始めるにあたって障壁となりがちな面倒な作業だが、これならばほんの数クリックの作業で完了する。登録を行うとUGSが自動的にファイル内のテキストを索引化し、検索に適した形で保存される。
閲覧権限もActive Directory(AD)と連携させることで手間なく設定することが可能になっている。
地図連携 |
GIS(地理情報システム)による拡張で、地図情報と簡単連携 |
オプション「GIS Extension」で、GIS(地理情報システム)による拡張を行える。この機能により、地図上で指定された範囲やオブジェクトに関する情報と、UGSで管理しているデータを連携させることが可能だ。例えば地図上の場所や範囲を選択すると、その場所に関連するデータがすぐに検索・表示される。住所や番地だけでは見えにくかった実際の地理情報との関連なども、UGSならば視覚的に表現することが可能だ。
例えば、こんなケースで―――
●物件の管理を効率的に
建設業ならば、施工中の物件とそれに紐付く図面や文書の管理に、また、不動産業ならば管理中の物件情報の管理などで力を発揮する。文字情報のみでの管理となると、検索時には「○○町○番地の物件」といった探し方しかできないが、地図と連携することで、「○○川沿いの物件」「○○小学校近くの物件」といった条件でも柔軟に検索することが可能になる。
●建物内の機器構成情報を管理
ビル内部の各階の機器構成情報を紐付けることで、資産管理に活用できる。どの階のどの部分に資産が配置されているかを可視化することにより、より分かりやすい資産管理が実現する。
構築事例 |
PC1台から全社規模まで対応、様々な業界・業務での活用例も |
UGSは、規模やニーズに合わせて様々なスタイルで導入できる。PC1台での利用を想定した「UGS Client」から、多数のPCとサーバによる構成となる「UGS Server」、Webサーバでの公開を想定した「UGS Web Server」など、あらゆる規模を想定したシリーズラインナップを展開している。
様々な業種・業界におけるUGSの構築事例をPDFで公開中なので、このページの下の「資料ダウンロード」より是非ご確認いただきたい。
導入実績 |
官公庁、一般企業を中心に多数の導入実績 |
UGSは、官公庁、一般企業を中心に、実に3000ライセンス以上という高い導入実績を有している。単体での利用のほか、様々なニーズに合わせたカスタマイズ版での提供にも強みを持っている。
文書管理の必要性を感じている企業の担当者は、是非検討してみてはいかがだろうか。更に詳しい資料はこのページの下「資料ダウンロード」より、PDFでご確認を!
製品名 | UGS(Unstructured data Gis Solution) |
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メーカー | ヤマイチテクノ |
クライアント側OS | Windows XP / Vista / 7 |
クライアント側対応プロセッサ | Pentium Processor |
クライアント側必要メモリ容量 | 128MB以上 |
クライアント側必要ディスク容量 | 120MB以上 |
クライアント側その他動作環境 | Internet Explorer 5.5以上 モニタ解像度 800×600pxl以上 Adobe Reader(or Acrobat)Ver.6〜X |
サーバ側OS | Microsoft Windows 2000 Server / Server 2003 / Server 2008 / Server 2008 R2 |
サーバ側対応プロセッサ | 1GHz以上のPentium Processor |
サーバ側必要メモリ容量 | 512MB以上 |
サーバ側必要ディスク容量 | システム:1GB以上 データ領域別途必要 |
サーバ側その他動作環境 | Internet Explorer 5.5以上 Microsoft .NET Framework 2.0 SP1 or 3.5 IIS5.0以上 Microsoft SQL Server Standard / Enterprise Edition / Express Edition Microsoft Office 2000以上 Adobe Reader(or Acrobat)Ver.6〜X |
その他特記事項 | クライアントからWeb初回アクセス時にActiveXのインストールが必要 |
製品サイトURL:http://www.yamaichi-techno.jp/solution/ugs/ |
価格情報 【最小構成】28万8000円(税別)〜 補足説明 |
サポートエリア 全国 補足説明 |
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製品・サービスの取扱い企業
株式会社ヤマイチテクノ
部署名:DS営業部
住所:〒550-0004 大阪市西区靭本町2丁目4番8号
TEL:06-6448-0606
FAX:06-6448-0284
e-mail:cals-support@nts.yamaichi-techno.jp
URL:http://www.yamaichi-techno.jp/
掲載企業
株式会社ヤマイチテクノ
部署名:DS営業部
住所:〒550-0004 大阪市西区靭本町2丁目4番8号
TEL:06-6448-0606
FAX:06-6448-0284
e-mail:cals-support@nts.yamaichi-techno.jp
URL:http://www.yamaichi-techno.jp/