VPortSuper（ヴイポートスーパー）

貿易管理における業務で大きなウェートを占めるのが「契約書類」「船積書類」「銀行書類」「保険書類」「発注書類」などの文書作成（ドキュメント作成）だ。しかし、基幹システムと貿易管理が連携できていなかったり、文書作成を手書き、またはWord/Excelなどで行っていると、次のような課題が発生しがちだ。

⇒文書の作成/管理を行っている担当者がいないと、どこに何があるか分からない
⇒複数の担当者や部署で、作成した文書の共有ができない
⇒同じ内容を、別の書類や管理システムに入力する必要があり非効率でミスが起こるリスクも

多くの国やエリアとの貿易業務を行っている企業では、複数通貨の使い分けが必須となる。しかし、「Excelで複数のタブを設置」などの方法で通貨の使い分けを行うと、次のような課題が生じやすい。

⇒ページが複数にわたることで比較などがしにくい
⇒手作業によるミスが起きやすく、時間も膨大にかかる
⇒計算した結果のデータを、基幹システムなどに二重入力する必要が発生する

利益を生むためには原価の把握が欠かせないが、為替レートなどを考慮した計算を行う必要がある。また、輸出入を行っている企業にとっては、自国通貨と他国通貨の間での「為替差損益」は重要な数値であることは言うまでもないが、手作業で行っている場合、次のような課題が考えられる。

⇒人手を介した計算のためミスが起きやすく、時間も膨大にかかる

「貿易管理」では多彩な文書作成が必要となるが、簡単な入力でドキュメント作成できるのが「VPortSuper」の大きな特長だ。作成した書類は「PDF」「リッチテキスト」「Excel」など様々な形式での出力が可能で、二次加工も容易。電子化された書類であるため、メール送信も行える。Outlook Expressとの連携による、メール送信手順の自動化もできるため、煩雑な文書作成業務の大幅な効率化が可能だ。

また、英文での入力により、英語書類も効率的に作成できる上、例えば「\1,905,560」を「SAY JAPANESE YEN ONE MILLION NINE HUNDRED FIVE THOUSAND AND FIVE HUNDRED SIXTY ONLY. 」というように、金額を自動変換する機能によりタイプミスも軽減できる。

多彩な書類の一例をクリックで拡大してチェック

基幹システムとの連携により原価計算も容易になるほか、煩雑になりがちな外貨決済もミスなく効率的に行えるようになる。ケーススタディの課題でも挙げた「複数通貨の管理」が行えるほか、仕入、支払、売上、入金の「為替差損益」を自動算出し、基幹業務への連携も行えるため、正確かつスピーディーに各種指標をチェックできるようになる。

また、「金額・数量・重量・体積・按分しない」と細やかに設定した諸掛按分基準にて自動計算できるため、正確な原価の把握が可能になる。