企業向けファイル送受信・共有システム「WebFile for BIZ」

「WebFile for BIZ」を利用すれば、メールに添付する代わりに、データをWebFileへアップロードし、ダウンロード用URLを通知することで、通信中の情報漏洩を防げる。しかも、ダウンロード用URLを知っていれば誰でもダウンロードできるわけではなく、様々なセキュリティ条件を設定可能だ。例えば、ワンタイムパスワードやIPアドレス制限を活用することで、厳重なセキュリティのもとでファイル送信を行える。

しかも、「WebFile for BIZ」では、上記のような方法でファイルを安全に送信できるだけでなく、アカウントも持たない社外ユーザからのファイル受信にも使えるという点が大きな特長となっている。「アップロード用URL」の通知により、ファイルを安全に受け取ることができるというわけだ。

また、操作画面上のロゴは（オプションではなく、標準料金内で）自社ロゴなどへの変更が可能で、独自ドメインでの運用もオプション（税込み3万1500円の初期費用追加のみ）で対応している。自社ロゴを貼り付け、独自ドメインで運用すれば、見た目にも自社専用サービスのようになり、社員はもちろん、取引相手も安心してダウンロードできるだろう。

外部に自社のデータを置くことには抵抗を感じる企業もあるかもしれない。こうしたWebサービスでは、どこでシステムが稼働しており、どこの国にデータが保管されているかすら分からないというケースも多いのはたしかだ。しかし、「WebFile for BIZ」のサーバは、ISMS取得済みの国内データセンタでの保管・管理が明示されている。そのため、企業データを安心して預けられるというわけだ。

社内のIT管理者はファイルサーバのメンテナンスから解放され、ユーザの利用状況の管理、つまり、ファイル送受信の履歴管理、システム設定などに集中すればよくなる。ファイルやユーザの運用・管理に関する操作はすべてをWebから簡単に実行可能だ。ちなみに、「WebFile for BIZ」ではユーザ数が無制限になっているため、使用頻度が少ないユーザのIDを削除する必要などはなく、漏れなく登録しておくことができる。また、オプションで「グループ管理」「上長承認設定」「ウイルスチェック」など、様々な機能が用意されており、必要に応じて利用できるという点も魅力的だ。

ここまで紹介したのは、「WebFile for BIZ」のサービス形態のうち、主力サービスであるASP版の特長・機能だ。このASP版は容量5GB〜、月額5250円（税込み）〜で、導入企業のニーズに応じた容量・機能での利用が可能。小規模から中規模の幅広い層を対象とした、いわゆるSaaSの形態で提供されるにもかかわらず、カスタマイズや機能拡張で様々なニーズに対応できる点が大きな特長となっている。

また、「規定上、社外にサーバを置けない」「自社で管理を行いたい」という企業に対しては、OEM（オンプレミス）版も用意されているほか、無料版の「WebFile Lite」も用意。ユーザ数が100人まで、ロゴ変更は不可といった機能制限はあるものの、2GB容量（うちグループ共有専用の容量が1GB）を無料で利用可能だ。申込みから最短1営業日という短期間で利用開始が可能なので、ASP版の導入を検討する前に、まずは無料版を使ってみるというのもおすすめだ。

要件を満たす充実した機能と、使いやすいデザインに惚れて決めました〜JBCC株式会社における導入事例

【導入前の課題】
・情報共有を目的として、イントラネット上に重要なデータを保管していた。
・ただ、社員なら誰でも情報を引き出すことができてしまう仕組みだったので、セキュリティに不安があった。
・USBメモリの使用を全面禁止にしたことで、代替ツールが必要だった。

【求めた要件】
・ファイルの送信先、回収先のユーザ登録が不要。
・ファイルの回収が可能。
・ダウンロードの際に、パスワードを必要とする。
・送信したファイルがダウンロードされたことを確認できる。

【導入後の効果】
・Web検索などで同種のサービスをリストアップし、それらをすべて試用したが、要件に合うのは「WebFile」だけだった。
・PCに詳しい社員だけではなく、PCが苦手な社員も含めて、幅広い用途でスムーズに利用できている。

商品出荷メールや出荷データ収集をWebFileで管理し、安全な出荷フローを確立〜株式会社開通における導入事例

【導入前の課題】
・商品出荷完了メールを自社システムより送っていたが、宛先間違いやエラー処理に業務の手がとられていた。
・出荷データを各担当者が個人のメールアドレスで受け取っていたため、管理が難しく、人的ミスが相次ぐようになっていた。

【求めた要件】
・出荷メールを送信できる。
・出荷データを受け取れる。
・人的ミスを排除でき、誰でも扱えるシステム。

【導入後の効果】
・メールでは送りづらいサイズのファイル送受信を気軽に行える点と、配達案内メールの確実な送信状態を得られた。
・特定のメールアドレスには送信できずにいた問題を解決できたため、エラーメール処理にとられていた無駄な作業時間を削減することができた。
担当者が直面する操作・機能に関する課題に対して、積極的なサポートがあり、安心して使い続けることができる。

某省特別機関（OEM版、ユーザ数：500）
実ファイルの暗号化、利用度のグラフ化などのカスタマイズを行い、組織内外での重要データの送受信に利用。

某省研究機関（OEM版、ユーザ数：1500）
引き取り機能を制限するカスタマイズを行い、組織内でのファイルの共有に特化して利用。

…そのほかの県庁、自治体などへも導入多数。

大手飲料メーカー（ASP版、容量500GB：、ユーザ数：約22000）
系列グループ全体での、ファイルの共有・送受信に利用。海外の支店や、取引先とのやりとりにも活用。

広告代理店（ASP版、容量：3TB）
素材データの共有システムとして、サムネイル表示や、タグ付け機能などのカスタマイズを行い、1日のアップロードとダウンロード容量が、20GBを越える頻度で活用。

会計ソフトメーカー（ASP版、容量：6TB）
会計データのバックアップストレージとしてWebFileを活用。自動バックアップの仕組みをカスタマイズし、1日のアップロード容量は80GBを超える。

…そのほか、大手企業でも導入多数。