ファイル転送＆メール誤送信防止ソリューション

今回のKeyレポでは、まず国内製造業A社（社員数500名）の事例を紹介したい。A社では、来期以降の計画としてコンプライアンス強化を掲げており、中でも情報漏洩対策を重要項目としていた。

同社ではそれまで漏洩事故が発覚したことがなかったため、情報システム部は特に強固な対策を行ってこなかった。しかし、システムできちんと統制を効かせている場合を除き、漏洩事故はなかなか表面化せず、そのまま埋もれていくものなのだ。A社の担当者は、まずはその現実に気付かされたのである。

セキュリティ強化プランを立案するのに先立ち、まず自社がどれだけの情報漏洩リスクにさらされているか調査を開始した。全社員を対象に細かなヒアリング調査を行ったところ、次のような残念な事実があきらかになった。

―事実その1――
メールの誤送信を行った経験のある社員は、なんと全体の70％にものぼる。しかも、ほとんどのケースにおいて、誤送信した相手に謝罪をしただけで終わらせていた。社員からは、「間違えてしまったものは仕方ない」「報告義務があるとは知らなかった」など、開き直りともとれるコメントが相次いだ。

―事実その2――
メール添付の容量制限を超える大容量ファイルのやり取りの際には、各社員が自己判断で手段を選び送信していた。USBメモリやROMに記録して送ったり、無料のオンラインストレージサービスを利用するといった方法である。ほとんどの社員は、いずれの方法も情報漏洩の危険が高く、推奨されていない方法であるということは認識していたが、ほかに良い手段がなかったために、「仕方なく」または「少しくらいなら…」という軽い気持ちで利用していた。ファイル送付に関するルールや報告義務があいまいだったため、「黙ってさえいれば表面化しない」という意識も働いていたようだ。

 

※グラフのデータは、添付ありメール数、ファイル転送使用量、CD-ROM・USB郵送数FTP利用数をもとに算出。

そんなA社が対策として導入したのが「ファイル転送＆メール誤送信防止ソリューション」。メール誤送信防止ツールとして5年連続シェアトップ（ミック経済研究所「情報セキュリティソリューション市場の現状と将来展望2012」）を誇る定番製品「CipherCraft/Mail（サイファークラフト メール）」と、セキュアな大容量ファイル転送システム「eTransporter（イートランスポーター）」を組み合わせたソリューションだ。

A社のネットワーク上での情報共有経路のほとんどを占めていたのが、メールとオンラインストレージ。この部分を統制の効くソリューションでカバーすることで、高い安全性を実現した。導入以降はUSBメモリやROMでの情報のやり取りは一切禁止している。仕組みを作り、ルールを明確化したことでセキュリティが大きく高まっただけでなく、社員の意識向上にも貢献した。

「CipherCraft/Mail」が多くの企業とその管理者に支持されている理由の1つに、メール送信時にポップアップで表示される「誤送信防止画面」がある。これは、メールを書き終え、送信ボタンを押した後に行う、言わば「最終チェック」の役割を果たすもの。このポップアップ画面で、主なメール誤送信ポイントを確認できる。
 
誤送信防止画面には、重要項目に対するチェックボックスが用意されている、例えば、（1）宛先　（2）本文　（3）添付ファイルについて、 送信ボタンを押した後にもう1度ユーザ自身が確認し、チェックを入れることで、はじめてメールが送信できるのだ。項目は自社の課題に合わせて設定することも可能。迷うことなく、短時間で、必ずチェックできる仕組みである。

「CipherCraft/Mail」の管理画面で、社内のメールの送信状況を一括で可視化させることができる。例えば、添付ファイルの送受信を頻繁に行っている部署はどこか、「送信中止」されるような安全度の低いメールを多く送っているのは誰か、といった項目が一目瞭然になり、潜在的なリスクを早期発見できる。

また、誤送信対策の効果を数値で計ることも可能。これは報告業務にも大いに役に立つものとなる。

「eTransporter」は、Webブラウザへのドラッグ＆ドロップで簡単に操作できるファイル転送ツール。専用ソフトウェアやプラグインなどをクライアントPC上で実行する必要がないので、管理の手間も極めて軽微だ。

すべての操作はログとして蓄積される。これにより、誰が、どんなファイルを転送したかがすべて管理側で把握でき、監査にも迅速に対応可能。自動暗号化に標準対応。企業ニーズを満たすファイル転送ツールとなっている。