『ExchangeUSE 勤怠管理ワークフロー』

　ソフトウェアの開発を手がけるA社では、勤怠管理ツールのほか、工数管理は紙で記入したものを各チームで管理。その結果、規模が大きくなるに従い、様々な課題が表出していた。

起票者：とにかく面倒！手間がかかる…　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
　×勤務表と工数表の2度入力
　×締まったプロジェクトへの入力など、プロジェクトコードの間違いや、入力時間のずれが制御できない
上長：対策が後手後手に…
　×勤務時間内の各プロジェクト作業時間が分からない
　×月末にならないとプロジェクト時間（原価）が分からない・集まらない
　×メンバーの負荷状況や作業効率状況が分からない
管理部門：締め処理がいつも大変…
　×勤務合計時間とプロジェクト合計時間が一致しない
　×勤務表、工数表の提出状況や承認状況が分からない
　×勤務時間、プロジェクト時間の月末集計に時間がかかる

　そこでA社では『ExchangeUSE 勤怠管理ワークフロー』を導入し、勤怠管理を行いながら工数の管理を併せて行った。

その結果…
　◎勤怠・工数に関わる業務時間が大幅に短縮され、紙運用時と比べ作業にかかる時間が75％も削減！
　◎業務部門の集計や確認作業が大幅軽減！　紙運用時と比べ作業にかかる時間が90％削減！
　◎「見える化」による対策や施策の実行がスピーディに！

　ほかにも、 「経営層への報告もスピーディに行えるようになり、プロジェクトだけでなく、会社全体で適材人員の配置計画が考慮しやすくなりました」 という報告も。

　いったい『ExchangeUSE 勤怠管理ワークフロー』がどのように作用したのか？詳しくは資料にて。

　それでは、上の導入事例で紹介した、『ExchangeUSE 勤怠管理ワークフロー』の特長について紹介する。

　『ExchangeUSE 勤怠管理ワークフロー』は、日々の勤務情報をブラウザから入力できる勤怠勤務システムで、勤務実績はもちろん、予定入力ができ、残業や休暇などの申請書や勤務表のリンクも実装されている。フレックスや半休、有休残管理のほか、複数拠点・複数勤務区分にも対応。また、シフトカレンダーやタイムレコーダとの連携オプションも用意されており、複雑な勤務実態が的確かつリアルタイムに把握できる。

　『ExchangeUSE 勤怠管理ワークフロー』では、単に出勤状況や休日の把握だけでなく、「どんな仕事をしたか」という勤務実態も併せて管理できる。オプションである「工数管理ワークフロー機能」を利用すれば、社員の工数注入情報を管理し、原価管理も簡単に行える。

　入力の際には、就業・休暇情報などが自動で反映され、参加プロジェクトが紐付けられるため、勤務実態に矛盾が起こらない。結果、就業状況と原価とがプロジェクト別、個人別で、かつリアルタイムで把握でき「見える化」できるため、管理者は最適な人的リソースの采配を行うことができるようになる。なお、予定として入力も可能なので、シミュレーションからプロジェクトごとのリソース配置の最適化ができるのも勤務実態の最適化を行う上で大変便利な機能だ。

　『ExchangeUSE 勤怠管理ワークフロー』では、集計・管理を簡単に行うことができ、リアルタイムで勤務実態を把握するだけでなく、ほかのシステムへのデータ出力も簡単。例えば給与管理システムや原価管理システムなどへのデータ連携を行えば、管理部門の「突きあわせ」などの手間を省くことができ、的確な作業をサポートする。