Enterprise Imaging Platform

とある販売会社の場合を例に紹介しよう。

これまでの業務では、個別のシステムに顧客情報など同じ情報を何度も入力。更に、注文書や契約書などの関連文書は共有サーバや紙のバインダなどで属人的に管理していた。その結果、入力や管理に手間がかかり、保管義務のある文書を抜け漏れなく管理できないという問題点があった。

それがEnterprise Imaging Platform を導入し、既存のシステム同士をつなぐことで、1度入力した情報が自動的にほかのシステムに反映できるようになった。また、顧客の捺印済の注文書や契約書は、複合機でスキャンする際、タッチパネルで案件情報を選択することで自動的に案件番号に紐づけて登録が可能になった。

更に、FAXで送られてきた注文書もEnterprise Imaging PlatformのOCR処理機能で、入力業務の簡素化に成功した。
それらを可能にすることで「大幅な作業時間の短縮」、「内部統制の強化」を実現した。

ケーススタディでも紹介したように、これまで既存のシステムで「案件ごとに管理している情報」と「案件に関連するドキュメント」を一元的に管理できるのがEnterprise Imaging Platform。

例えば、営業のプロセスで考えるならば、提案書、見積書、注文書、契約書などプロセスごとに文書が必要となる。その文書を、データであっても紙であっても、案件情報に紐づけて管理でき、文書を見つけるのが簡単だ。

更に、複合機などのイメージングデバイスとも連携できるので、タッチパネルの作業で自動登録も可能だ。監査対象にもなる証憑を抜け漏れなく管理でき、営業部門が共有したい情報とドキュメントの理想的な管理システムが構築可能だ。

また、情報の管理や承認フローをシステム化している企業は多いが、紙文書のハンドリングをともなう、属人的な作業が業務のボトルネックになっているケースは依然として多い。

Enterprise Imaging Platformには前述の通り、システムやイメージングデバイスを連携するだけなく、OCR機能、帳票生成機能、 FAX連携機能、PDFの結合・分割機能などキヤノンならではの多彩なイメージング処理機能が搭載されている。

これらの機能を活用することで、作業が分断されていたデータ入力業務やFAX送信など人による手作業の業務の自動化を促進する。