文書管理システム Advance WEKO

「Advance WEKO」は、オープンソース「NetCommons（ネットコモンズ）」上で動作する純国産の文書管理システムだ。国立情報学研究所が開発した情報共有基盤「NetCommons」、そして「NetCommons」上で動作するリポジトリモジュール「WEKO」のデータを活用し、大量のデータの容易なアップロード、複雑な検索、そして企業のニーズに合わせた独自のインターフェースの制作を可能にする。

コストを抑えながら、自社に合わせたカスタマイズが可能
国立情報学研究所が無料で提供するオープンソースを使用しているため、システムのライセンス費用や購入費用などは一切不要。適切なサーバを用意すれば、自社に合わせるためのカスタマイズ費と導入・運用支援のコンサルティング費だけで導入できる。

●国立情報学研究所とは
情報学という新しい研究分野での「未来価値創成」を目指し、ネットワーク、ソフトウェア、コンテンツなどの情報関連分野の新しい理論・方法論から応用展開までの研究開発を総合的に推進する国立研究所。

●NetCommonsとは
国立情報学研究所が開発したPHP、MySQLなどの上で動作するオープンソースの「情報共有基盤システム」。CMS（Contents Management System）とLMS（Learning Management System）、グループウェアを統合したシステムで、組織内での情報共有と外部への情報発信を統合的に行うことができる。2005年の提供開始より、多くの公共機関に導入されており、その機能の豊富さ、統合性、拡張性が高く評価され、企業への導入・活用も進んでいる。また、バージョンアップ及び機能拡張などは国立情報学研究所により随時行なわれている。

既存の文書管理システムの多くは、データファイルに対して、検索のためのタグを設定する必要がある。新しく文書ファイルなどをシステムへアップする場合は、さほど面倒ではないが、既に存在しているデータすべてにタグを付ける必要があり、文書管理システムを本格的に活用するまでに時間がかかってしまう。

しかし、「Advance WEKO」は、タグの設定は不要。ファイルを格納しているフォルダを指定するだけでアップロードが可能だ。「Advance WEKO」にデータをインポートする際、ファイル内に含まれるテキストを自動で抽出し、データベースに保存。この保存されたテキストを対象にキーワード検索が実行される。

「Advance WEKO」は複数のキーワードの組み合わせによる複雑な検索が行える。検索パターンは、AND、OR、NOT、フレーズ検索、完全一致検索、論理演算の優先度指定と多種多彩。また、キーワードを組み合わせて行った検索結果を、そのファイルの新しいテーマやカテゴリとして登録、検索のインデックスに表示させることが可能だ。この機能を活用すれば、業務内容や使用頻度の高いファイルなどを、よりスピーディに検索できる。

企業それぞれで業務内容やファイルの種類・分類などが異なる以上、検索や結果表示も個々の企業に最適化されていなければ、活用されなくなってしまう。オープンソースを利用し、コストを抑えながら、カスタマイズが容易に行なえる「Advance WEKO」なら、企業の要望や日々の利用状況に合わせ、システムを最適化できる。インターフェースは独自のデザインの作成が可能。キーワードで検索された一覧表示では、ファイルの種類が分かるアイコンとファイル名を表示。検索結果の概要文は自動的に抽出・表示され、検索キーワード部分がハイライトで表示される。

●導入前の課題
国立の某研究機関は全国に数十の研究施設があり、それぞれの施設が保有するドキュメントは延べ数十万。データのフォーマットが統一されておらず、検索できない状況にあった。

●Advance WEKOの活用方法・導入メリット
（1）すべてのドキュメントを改めて整理することなく、1ヵ所に集め、検索できるようになった。
（2）複雑な検索（AND、OR、NOT、優先順位付けなど）を使い、検索対象の絞り込みを大幅に効率化。
（3）検索した結果を保存し、カテゴリ分けに利用。
（4）各研究施設では自分たちの担当ドキュメントのみ管理する分散管理を実現。
（5）ドキュメントの差分のみを自動でアップロード。
（6）ユーザに使い勝手の良いインターフェースをカスタマイズで実現。

●導入前の課題
A社が保有する文書データは、グループ企業全体で何十万点。しかし、既存の文書管理システムには「動作が遅い」「複雑な検索ができない」「外部システムと連携できない」という問題があり、また特定のデータへの閲覧権限を設定したいといった要望も出ていた。

●Advance WEKOの活用方法・導入メリット
（1）全文書テータをAdvance WEKO上で管理し、検索スピードは飛躍的に向上し、複雑な検索にも対応。
（2）外部システムとの連携を実現。
（3）ファイルごとにアクセス権限を設定、更に閲覧ログの取得も可能に。
（4）『NetCommons』の機能を利用し、グループウェア（アンケートや掲示板）として活用。

●導入前の課題
B社は設備機器の点検記録（PDFなど）や図面、CADデータなど、数100GBものデータをストレージ上で管理していた。しかし検索に非常に時間がかかり、点検管理に必要な点検記録や図面類を、タブレット端末を使って現場で容易に検索・閲覧できるようにし、業務の大幅な効率化を図る目的で「Advance WEKO」を導入した。

●Advance WEKOの活用方法・導入メリット
（1）全データは従来のストレージサーバに保存し、検索データと同期。
（2）紙ベースのデータはOCR（※）でデジタル化。全データから検索可能な内容を抽出し、検索できるようにした。
（3）現場からの全データへのアクセスを実現。
（4）タブレット端末のマルチタッチ機能により、“ページをめくるように閲覧”が可能に。
（5）検索キーワードを入力せず、複数の検索結果が閲覧できるようになり、現場での作業を大幅に効率化。

※OCR：Optical Character Reader（光学式文字読取装置）