ExchangeUSEワークフロー

　一般的に申請者（作業の依頼者）は、部門の担当者宛に申請書などの書類を提出するが、その担当者が急な外出をしていたり、休暇などを取っていた場合は、そこで書類が止まってしまうことになる。このような業務遅延を防ぐのが共有トレイ機能だ。

　これは書類の宛先を“部門の担当者”ではなく、“部門自体”に指定するという機能だ。依頼者は担当者個人を意識せず、inBoxと呼ばれる共有トレイに書類を送ることで、該当部門全体に作業を依頼することができる。送付された書類は部門のメンバーなら誰でも確認でき、依頼された案件を引き取って作業を進めることができる。これらの進捗状況は関係者に広報され、履歴を残すことも可能だ。

　一般的なワークフローシステムでは、申請書類が承認された場合、「承認」という履歴が残る機能はあった。しかし、書類の「受理」や「同意」「確認」など、「承認」とはニュアンスが異なる場合であっても一律で「承認」という履歴しか残らないため、様々な支障がでるケースも考えられる。これを業務内容やプロセスに応じた名称に変更するには、ワークフローシステムの仕様変更やカスタマイズをしなければならなかった。

　バージョンアップしたExchangeUSEでは、申請や承認時に利用するボタンの名称を、業務を進めていく上で自由に変更できるボタン文字変更機能が標準機能として利用できるようになった。これにより、仕様変更やカスタマイズが不要となるだけでなく、電子化が遅れていた業務もスムーズに移行することが可能になる。

　承認期限設定は、申請者が申請書を提出する際に、案件納期や処理希望日をはじめとした詳細な期限設定ができ、承認者には「今週期限」「本日期限」「期限超過」などの納期の予告や納期超過アラーム通知をすることで、業務遅延を抑制する機能である。
　この設定は、申請者/承認者それぞれの期限設定から、関係者全員の承認や確認が終了する全体納期までと幅広い。PDCAへの活用にも対応できる機能と言えるだろう。

　システムの導入・運用・管理を任されることが多い情報システム部門にも、業務負荷を軽減できる機能が登場した。

■組織/社員の世代管理機能
　未来の組織データをあらかじめシステムに複数登録できる機能。登録した新組織は指定日時に自動的に切り替えられる。また、古い組織データは保持されているので、過去の申請案件は当時の所属部署での申請や、役職者に承認フローを回すこともできる。

■ワークフローシステム管理ツール機能
　サーバからアプリケーションを呼び出す技術により、管理ツールは各管理者の端末に個別インストールをせず、サーバ上で管理ツールのアクセス権を設定する。管理と運用がラクになるだけでなく、情報漏洩などのリスクも低減できる。

＞＞申請業務のシステム化について、用途や業務に応じて部門ごとに異なるシステムを導入する傾向にあるケースを改善！

■導入前の課題
　申請書Aの決裁を取り終えた後に、申請書BでAの内容を引き継いで申請業務を行う場合、“情報転記の誤り”や“引き継ぎ不備”などによって業務がスムーズに回らないという問題が発生していた。また、前記のように申請書A〜Zが運用されている場合、例えば“決裁番号で関連書類がどのように決裁されていたのか”などを調べる時には、非常に手間のかかる作業を必要としていた。

■導入後の効果
　ExchangeUSEでは、申請書が連続する業務の場合でも、申請書の内容の自動転記、自動発番機能、異なる申請書の一括データ検索が可能になるため、業務プロセス全体の効率化に成果を発揮する。

＞＞外部環境の変化や業務範囲の拡大にともなって、ワークフローシステム基盤の導入が求められるケースでは…

■導入前の課題
　申請書などを紙で運用していた時は、履歴を「確認」「受付」「回覧」など、自由に記録することができていたが、これをシステム化すると、「受付」であっても「承認」という履歴しか残せないなど、利用するシステムの承認履歴の仕様に依存した画一的な表現になってしまっていた。また、いわゆるinBox（受付など総合窓口業務）の対応が難しいため、結果的にすべての業務のシステム化はできず、一部に紙の運用を残してしまっていた。

■導入後の効果
　ExchangeUSEでは「ボタン文字変更機能」により、申請・決裁シーンごとに履歴名称を変更することができる。受付業務などについては共有トレイ機能を利用することで、紙で運用している業務の電子化が可能。広い範囲の業務を1つのシステムで管理することができ、業務高効率化が実現する。