メール誤送信防止ソリューション「SHieldMailChecker」

取引先の企業A社からX社に、「こんなご時勢だから、価格を下げてほしい」と、見積書の修正依頼があった。

営業担当者は、修正の必要が生じた旨、社内の関係者にメールを転送。その際に、
　　「A社さんも懐事情がなかなか苦しいようです。
　　　まあ、10万円位は値下げできますが、とりあえず5万円位下げれば、
　　　あの担当者ならば納得してくれるのではないでしょうか…云々」
と一筆、書き添えた。社内向けだけに、少しくだけた書き方をしてしまった。

ところが、そのメールの宛先に、見積もり修正を依頼したA社の担当者のアドレスが紛れ込んでいた。

慌てて謝罪メールを送り、始末書を作成し、上司をともない先方に謝罪訪問。顧客を軽んじるような態度をとったということで、A社の信頼を大きく失ったX社。結果、X社は担当営業を変えると言うことで手を打ったが、それからしばらくの間、A社との取引は減少してしまったという…。

ソフトウェア制作会社のY社。
顧客へのサービスの一環として、メールマガジン配信行っている。配信は通常、システムで行っているが、新サービス開始につき、限られた読者200名を抽出。臨時メールを送信することになった。

リリース直前の忙しさから配信内容も変更が相次ぎ、新サービス開始前に何とかメールマガジンを送りたいと慌てた担当者は、BCCに入れるつもりのアドレスをすべてCCに入れて送信してしまった。

読者からは不特定多数の人々に、自身のメールアドレスが伝わったとして情報漏洩と非難するクレームが殺到。一時、電話はパンクする一大事となった。

その後、速やかに謝罪メールの送信と、自社サイトに謝罪ページの作成を行ったものの、それで終わりではない。流出したアドレス1件あたり数万円のペナルティを支払うことにもなり、多大の出費となった。Y社の信頼は失墜、多くのユーザが離れる結果となった…。

深夜のZ社。人気のないオフィスにキーをたたく音が響く。

営業担当某氏は、C社への「特別価格」の見積書をせっせと作り、やっと完成。
「終わった！」
と、安堵しながら、見積書を添付しメールを送信。一瞬、送信先のメールアドレスが目に入る。
gotantou@Dsya.com　
慌てて送信済みメールボックスを確認する。C社のライバル「D社」に送信してしまった！と気付いた時には手遅れ。

C社より高い価格で取引していたと知ったD社はカンカン。部長とともに謝罪に行ったが担当者は納得しない。
改めて始末書と対策についてメールを送り、電話をかけるが梨のつぶて。もはやD社との取引は、事実上停止状態に。
――その後、D社から信用を得られないとのことで、取引停止の連絡が来る。

深夜業務でぼんやりしているなどは言い訳にはならない。大きな得意先を逃したZ社だった…。

「SHieldMailChecker」は、メール送信直前に、自動的に検出されたリスクを表示。サーバ製品と違って、メールを送る直前に本人が確認できる。確認操作が済むまでメール送信されないので、誤送信を抑制できるソリューションだ。これがなぜ、“ワーストケース”を防ぐことができるのか、詳しく見て行こう。

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【「組織外」宛先の有無をチェック】
送信宛先に「組織外」のアドレスがある場合には、宛先となる社名、名称をチェック。社内宛てメールを送る際に、社外の人間に誤送信されてしまうことを防ぐ。…この機能があれば、X社のケースは防げたことだろう。

【宛先種別を表示】
TO、CC、BCCなどの宛先種別を表示。BCCは赤文字で表示され、その宛先も強制表示される。「CC」と「BCC」を確実にチェックすることで、BCCに入れるはずの宛先が、TOやCCに入っていないかを確認できる。
…この方法に基づいてチェックを行えばY社のケースは防げたことだろう。

【「宛先リスク」…同業他社のチェック】
誤送信があると高いリスクがある宛先を表示。備考欄に、「同業他社」「携帯メール」など表示されることで、危険を回避する。
…このチェックを行っていれば、Z社のケースは防げたことだろう。

【短期間で導入可能、多様なメール環境に対応】
既存のメールソフトやメールサーバをそのまま継続利用でき、業務を停止することなく段階的に導入が可能。導入後も従来のメール操作方法は変わらず、ユーザは自然と受け入れることができる。
対応プロトコルがSMTPであれば動作。OutlookやOutlook Express、 Becky!、Thunderbirdなど動作確認済みのメールソフトは多数。コミュニケーションプラットフォームとして人気の高いMicrosoft Exchange Serverにも対応。

【富士通グループが導入、約10万クライアントの実績】
「SHieldMailChecker」は、富士通グループ企業100社以上、約10万クライアントに導入されている。

【ユーザの“慣れ”を防ぐ機能】
「自動学習ホワイトリスト」と呼ばれる、富士通SSLと富士通研究所が共同で特許を出願している機能がある。ユーザごとの送信履歴を統計し、頻繁に送信する宛先をチェック対象から除外する機能だ。
この機能の目的は、警告が続くことによる利用者の“慣れ”を防ぎ、過剰なチェックを抑制。チェック漏れを防ぐという点にある。
なお、送信頻度が少なくなった場合には、除外された対象者はチェック対象に戻る。

【部門・業務に合わせてポリシー定義】
管理者が、それぞれの部門や業務に合わせて、セキュリティポリシーを定義することも可能。送信履歴を分析し、過剰な警告を自律的に抑止することで、セキュリティの強度を維持しながら、利用者の手間も削減できる。