導入企業は2010年10月現在で1252社
インターコムの<給与・賞与明細ペーパーレスシステム>Web給金帳を導入する企業が増加している。 |
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社員500人の企業では、毎年46万5500円もかかっている
それでは実際に、企業にとって給与・賞与明細のペーパーレス化はどれくらいメリットがあるのだろうか。
下の図は、給与・賞与明細書の作成にかかっているコストを、社員500人の企業を例にインターコムが試算したものである。
それによると、用紙やインクなどの費用が1ヵ月あたり1万2500円。明細書の印刷、裁断、封かん、部署や拠点ごとの仕分け、配送手配などの作業に要する時間を1枚あたり2分とすると、500人分の作業時間は約16.6時間。時給を1250円とすると人件費は2万750円で、これらを合計すると1ヵ月あたり3万3250円となる。
給与は年12回、賞与は通常年2回なので、年間の総コストは46万5500円(3万3250円×14回)。このほか、実際には各拠点までの配送費や現地での配付作業などのコストや手間なども加わるので、給与・賞与明細のペーパーレス化には大きなコスト削減・省力化メリットがあることがお分かりいただけるだろう。
多岐にわたる給与・賞与明細の配付方法
従業員のIT環境は、企業や業種・業態によって千差万別だ。1人1台のPC環境がある企業もあれば、携帯電話を情報端末として活用しているところもある。
このためWeb給金帳は、メールによる配信や、Webサーバアクセスによる閲覧・取得などの配付方法に対応(両方法ともに、携帯電話はテキスト形式、PCはPDF形式)。更に新バージョンのV3では、複合機※とiPhoneやAndroid OS、Windows Mobile OS搭載のスマートフォンにも対応した。
複合機連携版では、複合機の操作タッチパネルで従業員コードやパスワードなどを入力することにより、“紙”の給与・賞与明細を取得・印刷できる。一方スマートフォンでは、Webサーバアクセスによって携帯電話と同様にテキスト形式で閲覧できるほか、PDF形式の給与・賞与明細を取得することが可能だ。
※複合機連携版は複合機ベンダからの販売となる。
ケース1 |
24時間いつでも銀行ATMを操作する感覚で取得できる |
それでは導入事例を見てみよう。最初は給与・賞与明細の配付に複合機を活用した事例である。
●導入前の課題
A病院では看護師達が24時間3交代制で勤務しており、担当者は看護師達の勤務時間に合わせて明細書を配り回らなくてはならなかった。また、勤務シフトの関係で、渡せるのが給与支給日以降になることもあった。
⇒A病院のニーズ
・看護師達の勤務時間にとらわれずに配付したい。
・1人1台のPC環境がなく、携帯電話の使用も制限されているため、PCや携帯電話を利用せずに配付したい。
・PCや携帯電話の操作に不慣れな人でも使えるようにしたい。
●導入後の効果
・Web給金帳 V3複合機連携版の導入により、看護師達は各自の空き時間に明細書を取得・印刷できるようになった。
・担当者は夜間まで居残って明細書を配り回らなくてもよくなった。
・銀行ATMを操作する感覚で利用できるため、使い方を細かく説明しなくても取得・印刷できた。
ケース2 |
切手代だけで年間192万円をコスト削減 |
2番目は、Webサーバ経由でPCや携帯電話から給与明細を閲覧・取得できるようにした事例。
●導入前の課題
2000人の派遣スタッフが登録している派遣会社B社では、各スタッフの自宅に毎月給与明細書を郵送しており、明細書の作成費や2000人分の郵送料(切手代)、更には発送前の準備作業にかなりの時間と労力を取られていた。
⇒派遣会社B社のニーズ
・郵送料を削減したい。
・明細書の作成や発送準備にかかる費用・労力を削減したい。
●導入後の効果
・Web給金帳 V3を導入してWebサーバ経由で給与明細を閲覧・取得できるようにしたため、年間192万円(1通80円換算)の郵送料を削減できた。
・明細書の作成費や発送準備にかかる人件費を削減できた。
ケース3 |
受け取りに来ない人にも確実に配付 |
3番目は、ほとんどの人が所持している携帯電話を活用した事例である。
●導入前の課題
飲食店チェーンC社の従業員は、8割以上がアルバイトやパート。給与明細書は本部で作成して各店舗に配送し、店長が1人ずつに手渡ししていたが、勤務シフトの関係で実際に渡せるのが給与支給日以降になることがあった。また、アルバイトは短期間での退職が多く、辞めた後は明細書を受け取りに来ない人も少なくなかった。
⇒飲食店チェーンC社のニーズ
・休みの人や退職した人にも給与支給日に確実に配付したい。
・明細書の作成や配付にかかる費用・労力を削減したい。
●導入後の効果
・Web給金帳 V3を導入して従業員の携帯電話にメールで明細を配信するようにしたため、休みの人や退職した人にも給与支給日に確実に配付できるようになった。
・明細書の作成費や配付準備作業、各店舗での手渡しにかかる費用・労力を削減できた。
ケース4 |
明細書の作成や配付準備作業が不要に |
4番目は、共有PCを活用した事例。
●導入前の課題
ドラッグストアチェーンD社では、本部で給与明細書を作成し、各店舗に配送していた。仕分け作業のために店舗名と氏名を記したタックシールを明細書の封筒に貼り付けていたが、タックシールの貼付作業やタックシートと明細書の名前が一致しているかどうかの確認作業などに時間と労力を取られていた。また、名前の確認ミスにより、別の人に明細書を誤って配付してしまうというトラブルも起こっていた。
⇒ドラッグストアチェーンD社のニーズ
・明細書作成費や配付準備作業を削減したい。
・名前の確認ミスによる誤配付をなくしたい。
●導入後の効果
・Web給金帳 V3を導入し、各店舗の共有PCからWebサーバ経由で給与明細を取得できるようにしたため、明細書の作成や配付準備作業にかかる費用・労力を削減できた。
・仕分けミスや名前確認ミスによる誤配送・誤配付を根絶できた。
システム連携 |
既存の給与計算システムともスムーズに連携 |
給与・賞与明細をペーパーレス化するにあたっては、各企業が既に構築している既存の給与計算システムといかにスムーズに連携させるかが重要となってくる。
その点Web給金帳 V3は、国内の主要な給与ソフトメーカーとのアライアンスにより、「給与奉行」シリーズ、「PCA給与」シリーズ、「給与大臣」シリーズ、「弥生給与」シリーズ、「EXPLANNER/Ai給与」に標準対応した専用パッケージをラインアップ。各パッケージは対応給与ソフトの給与データと連携できるため、給与・賞与明細をノンプログラミングでペーパーレス配信・配付することが可能だ。
一方、他の市販給与ソフトや独自開発した給与計算システムを使用しているユーザ向けには、汎用の「Web給金帳 V3エンタープライズ」版を用意。汎用データ形式であるCSVで給与データを取り込んでペーパーレス配信・配付する。明細フォームを作成する「明細フォームエディタ」を標準搭載しているので、ユーザ独自のPDF明細書を作成できる。
導入・運用 |
メール配信なら、導入はわずか6ステップから |
更にWeb給金帳 V3は、コンピュータにあまり詳しくない経理や総務、人事部門などの事務スタッフでも簡単に導入できるように、ウィザード形式の設定画面を用意。メール配信用のシステムならわずか6ステップ(ウィザード画面6枚)から導入できる。
また、月々の運用も手軽に行えるように、分かりやすい操作画面を用意した。メール配信なら、「明細書作成」画面で明細の種類や作成対象(全社員や部課、個人など)、配信する明細の元データなどを設定・選択し、「配信」画面で「メール送信」をクリックするだけで完了だ。
製品名 | Web給金帳 V3 |
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メーカー | インターコム |
クライアント側OS | Windows 7 / Server 2008 / Vista / Server 2003 R2 / Server 2003 / XP ※すべて32bitバージョン。 |
クライアント側対応プロセッサ | Intel Celeron 1 GHz以上(Pentium 4 2GHz以上を推奨) |
クライアント側必要メモリ容量 | 1GB以上 ※Windows XPの場合は512MB以上。 |
クライアント側必要ディスク容量 | 500MB以上の空き容量(システム容量、明細データ容量を除く) |
クライアント側その他動作環境 | ・1024×768ピクセル以上の解像度のディスプレイが必要です。 ・Microsoft .NET Framework 3.5が必要です。 ・複数のパソコン管理時には、Microsoft SQL Server 2008 Express Edition SP1 以降が必要です。 |
サーバ側OS | Internet Information Services(Windows Server 2008/Server 2003)またはApache(Red Hat Enterprise Linux、Vine Linux、SUSE Linux等) |
サーバ側対応プロセッサ | - |
サーバ側必要メモリ容量 | - |
サーバ側必要ディスク容量 | - |
サーバ側その他動作環境 | ※Perl 5.0以上が動作することが必要です。 ※ホスティングサービスで運用する場合には条件があります。 |
その他特記事項 | 【明細取得側環境】 ■PC Adobe Reader 5.0以上が必要です。 <Web配信> Web配信利用時には、JavaScript、Cookieに対応したブラウザが必要です。 [動作確認済ブラウザ] ・Microsoft Internet Explorer 5.01以上 <メール配信> 電子メールを受信できる環境が必要です。 ■携帯電話 <Web配信> NTT docomo 、au、SoftBankの携帯電話でインターネットにアクセス可能な機種。 ※フルブラウザには対応しておりません。 <メール配信> 電子メールの受信が可能な携帯電話、PHS。 ■スマートフォン <Web配信> ・iPhone 3G / 3GS / 4 ・Android OS搭載のスマートフォン ・Windows Mobile OS搭載のスマートフォン ■複合機 対応機種については弊社Webサイトをご参照下さい。 |
製品サイトURL:http://www.intercom.co.jp/kyu/index.html |
製品・サービスの取扱い企業
株式会社インターコム
部署名:企業情報システム事業部 営業部
住所:〒110-8654 東京都台東区台東1-3-5 反町ビル
TEL:03-3839-6370
FAX:03-3839-6233
URL:http://www.intercom.co.jp/kyu/index.html
掲載企業
株式会社インターコム
住所:〒110-8654 東京都台東区台東1-3-5 反町ビル
TEL:03-3839-6231
FAX:03-3839-6232
URL:http://www.intercom.co.jp/