マニュアルを手作業で作成する手間とコスト、研修の煩雑さも解決
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企業にとって、従業員へのシステム操作教育やスキルアップは重要な業務だ。そこで必要となるのが各種マニュアルだが、多くの企業は未だ手作業で作成している。こうした従来の手法には、手間と時間といった問題だけでなく、従業員の教育という本来の目標達成を左右するいくつかの問題を抱えている。以下はその一例である。
■マニュアル作成にかかる手間と時間の問題
(1)アプリケーションの操作画面をプリントスクリーンで取得し、WordやPowerPointに貼り付ける
(2)画面の操作方法を思い浮かべながら、テキストとして書き込む
(3)何枚か作ったところで、必要な操作画面の撮り忘れに気付く
(4)再びアプリを起動し、必要な操作画面まで進み、プリントスクリーン
(5)作成途中のWord、PowerPointに戻り、作成を再開…
■短期間での完成が求められる新システムのマニュアル作成
新システム導入時、業務に即した操作マニュアルを自社で作成しなければならない。しかも、システム導入から実運用までのわずかな期間にマニュアルを準備する必要があり、マニュアルを手作業で作成する場合、その負荷が極めて大きい。更に、作成したマニュアルの完成時期、内容の質によって、計画したシステムの開始時期に遅れが出ることも考えられる。
■複数拠点の数百、数千の従業員への効果的な教育実施が困難
複数の離れた拠点の多くの従業員にシステム教育を実施する際、従来のようなマニュアルでは限界がある。数百、数千の従業員を1つの会場に集めるのは困難。ファイルサーバ上のマニュアルデータを従業員に閲覧させる、CD-ROMで配布、HTML化してWebで公開などの方法もある。しかし、こうした「見せるだけ」の静的なマニュアルでは、従業員の理解度に多くは期待できない。
今回、こうした手作業でのマニュアル作成と従来型マニュアルの問題の解決策として、マニュアル&シミュレーションコンテンツ自動作成ソフト「Dojo」を紹介しよう。
大手地方銀行 |
拠点数170超・従業員4000人超へのシステム操作指導や研修に活用 |
■導入に至る背景 |
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大手信用金庫 |
BIシステムや勘定系端末など、多彩な操作マニュアル作成に活用 |
■導入に至る背景 |
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Dojoとは ? |
普段通りのシステム操作をするだけでマニュアルを自動作成 |
「Dojo」とは、Windows上で動くあらゆるアプリケーションを実際に操作するだけで、自動的にマニュアルや教育シミュレーションコンテンツ、デモンストレーションコンテンツを作成するソフトだ。手作業でのマニュアル作りに費やしていた手間と時間、ひいてはコストを大幅に削減。実際に「Dojo」を導入した企業から、従来のマニュアル作成工数を約50%削減できたという声も寄せられている。下記は「Dojo」を使ったマニュアル作成の簡単なフローである。
まず、アプリケーションを立ち上げ、レクチャしたい操作を普段通りに実行するだけでマニュアル作成の準備は完了。
「Dojo」は、アプリケーションを操作した際の様々な画面のキャプチャと関連するマウスやキーボード操作の手順、入力したテキストなど統合的に記録する。あとはマニュアルのデザインテンプレートと出力形式を選択すれば、マニュアルは完成する。もちろん、画面類や操作手順の説明文の変更、補足コメントの追加などの編集は可能。更に、新たなキャプチャ画面の追加やデジカメで撮影した画像データの取り込みも可能だ。
出力・公開 |
1つのデータから紙媒体/HTML/シミュレーション教材の作成が可能 |
高度な機能 |
勘定系などの特殊キーボード対応/自動音声合成機能 |
■特殊キーボード対応
「Dojo」は、Windows標準キーボード以外の金融機関の情報系・勘定系システム、POSシステムなどに対応。これらのシステム操作も、キーの割り当て(マッピング)を行うことで、キー操作をマニュアルに取り込むことができる。専門的なシステムの教育は重要性が高い反面、マニュアル作りが難しかったが、「Dojo」を利用すれば、マニュアル作成もスタッフの育成もよりスピーディに行える。
■自動音声合成
自分で吹き込んだ音声ファイルを用意し、「Dojo」の編集機能を使い、マニュアルに付けることもできる。しかし、「自分の声の登録はちょっと」「録音するのが手間」という場合、オプションの自動音声合成機能が役立つ。入力したテキスト文字をボタン1つで音声に自動変換。スピードや抑揚まで調整できる。
eラーニング |
教育効果の高いシミュレーションコンテンツを容易に公開・管理 |
「Dojo」で作成した操作マニュアルなどのDHTMLコンテンツは、オプションの「ScoreBook」を利用すれば、Web経由でユーザが閲覧・学習することができる。インターネット環境さえあれば、いつでもどこでも学習可能。更に、管理者はユーザの受講状況の確認・履歴管理がブラウザ上で行える。 |
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5/12(水)〜14(金)SODECに出展!「Dojo」の機能を確かめよう
テンダは、『SODEC 第19回 ソフトウェア開発環境展』に出展。今回紹介したマニュアル・eラーニングコンテンツ自動作成ソフト「Dojo」、eラーニング管理システム「ScoreBook」のコラボレーションによる教育ソリューションを紹介する。 |
SODEC 第19回 ソフトウェア開発環境展 概要 |
製品名 | マニュアル・eラーニングコンテンツ自動作成ソフト「Dojo」 |
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メーカー | テンダ |
クライアント側OS | Windows 2000 (SP4) Windows XP Professional (SP2) Windows Vista Business |
クライアント側対応プロセッサ | Intel Pentium III 800MHz以上または同等のCPU |
クライアント側必要メモリ容量 | 512MB以上または同等のRAM (推奨1GB、Vistaは1GB以上を推奨) |
クライアント側必要ディスク容量 | 1GB以上のハードディスク空き容量 (全インストールの場合) 注).NET Frameworkが既にインストールされている場合は640MBです |
クライアント側その他動作環境 | Internet Explorer 6.0 以上、Firefox 3.5 Microsoft Office 2000/2003/2007 Microsoft Media Player 9 以上 Adobe Flash Player 9 以上 Adobe Reader 8.2 以上 クライアント側モニタ解像度 800×600以上(1024×768を推薦) |
サーバ側OS | - |
サーバ側対応プロセッサ | - |
サーバ側必要メモリ容量 | - |
サーバ側必要ディスク容量 | - |
サーバ側その他動作環境 | - |
その他特記事項 | ■デザインテンプレート 利用目的に合ったレイアウトデザインのテンプレートを10数種類用意。 ※オリジナルデザインの作成、テンプレート化も可能。 ■素材テンプレート マニュアルや取扱説明書などに利用するアイコンなどの素材を500種類以上用意。 ■多言語対応(オプション) 自動的に生成される操作手順説明文や「Dojo」上の表示も日・英・中の3ヵ国語に対応。外国人スタッフへのパソコンやPOSシステム操作の教育に有効。 |
製品サイトURL:http://www.tepss.com/dojo/ |
製品・サービスの取扱い企業
株式会社テンダ
部署名:パッケージソリューショングループ
住所:〒171-0021 東京都豊島区西池袋1-11-1 メトロポリタンプラザビル17F
TEL:03-3590-4110
FAX:03-3590-4200
e-mail:psg@tenda.co.jp
URL:http://www.tenda.co.jp/
掲載企業
株式会社テンダ
部署名:パッケージソリューショングループ
住所:〒171-0021 東京都豊島区西池袋1-11-1 メトロポリタンプラザビル17F
TEL:03-3590-4110
FAX:03-3590-4200
e-mail:psg@tenda.co.jp
URL:http://www.tenda.co.jp/