メール誤送信防止ソリューション「SHieldMailChecker」

メール送信操作をした直後、タイトルや本文、添付ファイル名をチェックし、あらかじめ決められたセキュリティポリシーに違反したものがあれば警告が表示される。
例えば、「宛先数が上限以上」「タイトル、本文、添付ファイル名に社外機密キーワードを含む（社外秘、機密、関係者外秘など）」「社外あてメールにファイルを添付している」などが該当すると画面が表示される。

メール送信者は、確認項目をすべてチェックする必要があり、送信操作はリスク確認が済むまでメールを送れない。これにより、メールを送る前に宛先や送信方法、ファイル添付などのミスを防止できる。しかも、サーバ製品と違って、メールを送る直前に本人が確認できる。

「SHieldMailChecker」は、富士通グループ企業100社以上、約10万クライアントに導入されている。

既存のメールソフトやメールサーバをそのまま継続利用でき、業務を停止することなく段階的に導入が可能。導入後も従来のメール操作方法は変わらず、ユーザは自然と受け入れることができる。

頻繁に警告が続くと利用者が慣れてしまう問題が起きる。「SHieldMailChecker」は、それを防ぐため、富士通SSLと富士通研究所が共同で特許を出願している「自動学習ホワイトリスト」機能を備えている。

具体的には、ユーザごとの送信履歴を統計学的処理により分析し、最近、頻繁に送信する宛先をチェック対象から除外する。これにより、過剰なチェックを抑制すると同時に、利用履歴に合わせて警告内容を変えることで、慣れによるチェック漏れを防ぐ。また、送信頻度が少なくなった場合は、チェック対象に戻す。

更に、管理者が部門や業務に合わせたセキュリティポリシーを定義することも可能だ。送信履歴を分析し、過剰な警告を自律的に抑止することで、セキュリティの強度を維持しながら、利用者の手間も削減できる。  

動作確認済みのクライアントマシンのOSは「Windows XP SP2以降」「Vista SP2以降」「7」。CPU、メモリ、HDDはOSが問題なく動作する環境であれば大丈夫だ。

動作確認済みのメールソフトも多数あり、OutlookやOutlook Express、 Becky!、Thunderbirdなど、対応プロトコルがSMTPであれば動作できる。また、2010年春にはExchange Serverにも対応する予定。

【課題＆導入の経緯】
A社では、社内文書を社外に誤送信するケースが頻発していた。そこでメール誤送信防止ソリューションの導入を検討。
サーバでチェックするタイプとクライアント側でチェックする「SHieldMailChecker」を比較し、後者の導入を決めた。

決め手になったのは、送信直後に警告表示する操作性のよさと、サーバ環境に影響を及ぼさず利用者が業務のかたわら自身でPCにインストールできる導入の容易さ、低コストで導入できることである。社内では10種類以上のメールソフトが使われていたが、「SHieldMailChecker」はそのいずれにも対応し、問題なく導入できた。

【導入効果】
「SHieldMailChecker」導入後、警告表示により、約2％のメールが利用者によってキャンセルされ、誤送信を防止できた。また、宛先が社内のみの場合は警告を出さないポリシーにしたため、慣れによるチェック漏れも防止できている。

【課題＆導入の経緯】
B社では、セキュリティの底上げの一環として、最も情報漏洩の危険性が高いメール誤送信に着目。その対策のため、メール誤送信防止ソリューションの導入を検討した。

数あるソリューションの中から、クライアント単位で導入できる「SHieldMailChecker」を選び、まずは一部の部署で試行。その後、利用者の操作性やセキュリティレベルの維持を考慮してポリシーをチューニングした。

具体的には、「社外秘」などのキーワード検出による注意喚起、社外ドメインに「競合」などの注意表記、ファイルの添付漏れや社外への添付ファイルのあるメールに対する注意喚起を実行した。

【導入効果】
一部の部署から、現在はチューニング後のポリシーをベースにして全社に展開。メール誤送信のうっかりミスを防いでいる。