ワークフロー業務は、次のステップへ!
「文書を作りながら」「その過程も残して」進められる |
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特長 1 |
フローを通じて文書が完成「データ収集型」のメリット |
先述したコラボリズム ワークフローの「データ収集型」という特長について、まずは見ていこう。
耳慣れない言葉かもしれないが、データ収集型ワークフローとは、完成したデータをワークフローに流すだけではなく、フローを通じてデータを収集、ドキュメントを完成させていくしくみのワークフロー業務。このメリットは、フローで流れてきた文書に対し、承認者や判定者が「追記」「変更」などを簡単に行えること。しかも、その変更の履歴や過程は保管されるという点にある。
その概要を、下の図で説明しよう。ここでは、社員IDの付与申請を行う場合を例に紹介する。
(1)申請者は申請書(ID発行申請書)を作成。自分が分からない部分は、次の担当者に確認を依頼。
(2)上長は、申請内容をチェック。ID発行に必要な「条件」(ここでは社員教育の有無)を確認。
未教育ならば教育を実施。教育完了したら、文書を修正。
その際、修正内容は、関係者に共有される。また、関連情報があればあわせて追記・保管できる。
(3)情報システム部が社員IDを発行。
このように、申告者まで申請書を戻さなくても、情報を持つ担当者が柔軟に対処できるわけだ。この機能を活用することで、申請業務にかかる時間の短縮や、関連文書が一元管理できるという内部統制の強化という面でも効果的なことがお分かりいただけるだろう。
*なお、この具体的なイメージは、下記の「ケーススタディ」にて取り上げる。
特長 2 |
直感的な操作性、分かりやすい操作画面…ユーザにやさしい機能 |
特長 3 |
ユーザに好評!「相談」も重要なワークフロー機能の1つ |
エンドユーザにとっては「相談機能」が有効。フローの途中で不明点があったら、コラボリズム ワークフローの画面を通じて担当者などに相談ができるという機能だ。相談履歴は保管されるという点も便利。 |
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特長 その他 |
基本的なワークフロー機能も充実 |
Before |
申請に関する文書がバラバラだと…内部統制や効率化に悪影響! |
ここでは、コラボリズム ワークフロー最大の特長である、「データ収集型」を活用した想定事例を紹介しよう。
とある企業A社が、新入社員にIDを付与する場合の申請を例に取り上げる。
●導入前の課題
A社では社員が入社すると、メールやグループウェアなどにアクセスするためにID発行の申請を行う。ID発行のためには「情報管理教育」が完了していることが条件。
しかし、業務効率や内部統制面で、問題が生じていた。まずは、下記の流れと図を見ていただきたい。
(1)申請者が「ID発行申請書」を起票。
(2)上長が確認し、教育は未実施なら教育担当者に教育を依頼。しかし、この内容はワークフローには保存されない。
教育が完了したら教育担当者は各種記録を保存、上長は教育完了者リストを別途保存。
(3)情報システム部が社員IDを発行。IDの発行状況、一覧などは別途管理。
…このような方法では、ワークフローの段階ごとの業務と、書類がバラバラになり、
内部統制的も不完全、業務効率も低下するといった問題点があった。
⇒そこでA社は、既存のワークフローのリプレイスの時期をきっかけに、
内部統制の強化と、業務効率向上のため「データ収集型ワークフロー」コラボリズム ワークフローを導入。
After |
文書の一元管理が簡単にできる! |
●導入効果
コラボリズム ワークフローを導入したA社。ID発行申請のフローが大きく効率化された。
(1)申請者が「ID発行申請書」を起票。
(2)上長は「教育の有無」を確認する際には、教育担当者にコラボリズム ワークフロー上から相談可能。
相談の内容や、教育の記録などもすべて、コラボリズム ワークフロー上に保管することもできる。
(3)情報システム部により発行されたIDは、コラボリズム ワークフロー上に入力、保管。IDの一覧検索もできる。
こうしてワークフローの文書内に、データの一元化が行えるようになったA社。まずは課題であった内部統制を強化する体制作りができた。
また、それぞれの業務がワークフロー上で行えることから、業務効率も向上。各担当者には、コラボリズム ワークフローの画面を見れば行うべき業務がひと目で分かる点も好評だったという。
A社はこうして、定型の業務も、非定型の業務でも、柔軟に対処できるようになった。
▲実際の業務は、このような画面で行われる |
製品名 | コラボリズム ワークフロー |
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メーカー | マイギ |
クライアント側OS | - |
クライアント側対応プロセッサ | - |
クライアント側必要メモリ容量 | - |
クライアント側必要ディスク容量 | - |
クライアント側その他動作環境 | Internet Explorer 6.x / 7.x Firefox 2.x / 3.x ・ ブラウザの設定でJavaScriptが有効になっている必要があります。 ・全権管理者にはFlash Player 9.0.124.0以上がインストールされている必要があります。 |
サーバ側OS | Microsoft Windows Server 2003 |
サーバ側対応プロセッサ | PentiumIV 2.8GHz以上(推奨) |
サーバ側必要メモリ容量 | 1GB以上(推奨) |
サーバ側必要ディスク容量 | 20GB以上の空き容量のあるハードディスク |
サーバ側その他動作環境 | 【APサーバ】 Adobe ColdFusion8 日本語 スタンダード版 (8.01以上) 【DBサーバ】 Microsoft SQL Server 2005 Oracle10g Oracle11g |
その他特記事項 | - |
製品サイトURL:http://www.collabolink.com/ |
価格情報 100ユーザ:78万円〜 補足説明 |
サポートエリア 首都圏/近畿 補足説明 |
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製品・サービスの取扱い企業
株式会社マイギ
部署名:コラボリンク事業部
住所:大阪府大阪市淀川区宮原4-4-63 新大阪千代田ビル別館6階
TEL:06-4307-5051
FAX:06-4308-5152
e-mail:info@maigi.co.jp
URL:http://www.collabolink.com/
掲載企業
株式会社マイギ
部署名:コラボリンク事業部
住所:大阪府大阪市淀川区宮原4-4-63 新大阪千代田ビル別館6階
TEL:06-4307-5051
FAX:06-4308-5152
e-mail:info@maigi.co.jp
URL:http://www.collabolink.com/