保存文書の電子化サービス

紙の書類は、AGSとの間で事前に打ち合わせを行った後、AGSに配送するだけなので、非常に簡単だ。書類の集配送にもAGSが対応する。電子化した書類は倉庫会社へAGSから直接発送することもできるので、配送や保管に関する労力もかからない。

ホチキスやクリップ留めされている書類にも対応
オフィスには、ホチキス留めされている書類や、綴じられている書類、サイズの異なる伝票類などもあるが、これらの書類の電子化にも対応している。

電子化できるか不安に思った書類があったら、まずは相談してみるとよいだろう。AGSが最適な解決策を提案してくれるはずだ。

会社の書類を外部に預けるのは不安が大きいものだ。その点、AGSでは書類の電子化作業を、セキュリティ体制万全の設備内で、専任体制で実施しているから安心だ。作業が分散することで心配される書類の紛失リスク、情報の流出リスクを回避することができる。

すべての作業工程はAGSの施設内で実施
書類の前処理からスキャニング、キー情報入力、データ作成まで、作業工程のすべてをAGSの熟練スタッフがAGSの施設内で行っている。作業場所が分散しないため、書類の紛失を防ぐことができる。

作業ルームのセキュリティ対策は万全
作業はAGS本社ビル内の電子化専用ルームで実施。作業ルームには、監視カメラが設置され、スタッフの入退室には生体認証を用いているため、セキュリティ対策も万全だ。

貴重な書類を預けるのだから、サービスの実績も気になるところだ。その点、AGSの保存文書の電子化サービスは、文書の保存規定が厳しい金融機関、保険会社、自治体で採用されているから安心して任せられる。

金融・公共・法人の各領域で幅広く情報サービスを提供
AGSは、埼玉県さいたま市に本社を置く情報サービス会社で、埼玉県内屈指のデータセンタを基盤に、ソフトウェア開発や各種情報処理サービスを提供している。システム開発や運用の分野でも、銀行系業務や地方自治体業務を得意とし、重要なデータを取り扱うことに関しても多くの実績を残している。

【課題】
A金融機関では、増え続ける書類の保管スペースの確保に困っていた。文書は永久保存が義務付けられているため、廃棄することはできない。更に、各営業店舗から文書を参照できる体制が必要だった。

【導入】
AGSの保存文書の電子化サービスにより、過去の文書約1000万枚を電子化した。その後も、日々発生する新規書類（月間約5万枚）を継続して電子化し、各営業所からネットワーク経由で参照できる。処理済みの紙の文書は倉庫で保管している。

【成果】
各営業店の保管スペースを確保することができた。また、各営業店からの即時検索が可能となり、書類を探すための事務負担が軽減された。

【課題】
B保険会社では、社内にある倉庫が書類で一杯になってしまった。書類は繰り返し見るため、外部の倉庫に保管すると効率は一気に下がってしまう。また、自社の倉庫で保管していても、必要な時には倉庫まで探しに行かなければならず、事務の負担が大きかった。

【導入】
AGSの保存文書の電子化サービスにより、過去の文書約100万枚を電子化した。その後も、随時発生する新規書類（月間約5万枚）を継続して電子化している。電子データは、電子媒体の形で納品され、社内の検索システムを使って参照する体制を構築。処理済みの紙の文書は外部倉庫で保管している。

【成果】
社内倉庫の保管スペースを確保することができた。また、各担当者からの即時検索が可能となり、書類を探すための事務負担が軽減された。