IT資産トレースサービス

IT資産トレースサービスは、PCを中心にIT機器の調達から廃棄・返却までのライフサイクルを通して、個体ごとの現状情報の管理と現物の管理を一元化して、ワンストップで提供できるアウトソーシングサービスである。

各機器に個体識別のバーコードを貼り、IT資産トレースシステム（パッケージ）で個体情報を一元管理するのがポイントだ。システムの運用はユーザで行うが、ヤマトシステム開発に任せることもできる。

また、運用ルールの作成、キッティング、ヘルプデスク、修理対応、棚卸業務から、予備機、遊休機の保管といったことまで、ライフサイクルの中で生じる様々な業務を、専門スタッフや設備のアウトソーシングサービスで支援していく。これらの支援は、同社とヤマトグループの全国の拠点網を活用して提供される。

なお、これらのサービスはユーザがニーズに合わせてメニューを選び、組み合わせて利用することができる。

IT資産トレースシステムのバーコード管理には、宅急便の物流管理でのトレーシング技術とノウハウが活かされている。ハンディターミナルを使用する個体管理のため、社内ネットワークに接続されていない場所でも、設置場所が全国に分散していても、確実で精度の高い資産管理が可能になる。また、データ登録時や更新時の入力ミスを防ぐことができ、作業時間も短縮される。インベントリがどのように変わっても、容易に同一個体として認識できるという利点もある。

更に、ハンディターミナルでデータを持ち運べる利点もある。棚卸の作業時などに、あらかじめその部署の対象資産のデータをダウンロードしておけば、バーコードを読み取ると同時にその個体の登録データが呼び出され、現物との照合や更新の入力がその場でできる。 情シス担当はハンディターミナルを現場に貸し出すだけ、現場はバーコードを読み取るだけで即時棚卸が完了する。

既存のハンディターミナルがあればカスタマイズして、それを利用することも可能だし、持っていない拠点には作業時に貸し出せばいい。既存の管理システムとの連携も可能だ。

IT資産トレースサービスの基盤となるのが、「IT資産トレースパッケージ」によるIT資産トレースシステムだ(上の図参照)。IT機器のライフサイクル内で発生する各イベントに対応したトレース管理を行い、合わせてその全履歴を記録、保存する。
システムのメニューとその機能は以下のとおり。

●資産情報  資産番号等、各資産の固有の情報を表示
●設置処理  資産の設置場所・管理者等の登録
●撤去処理  資産の移動や撤去を実施
●履歴情報  過去の時点での資産データを表示
●棚卸処理  資産の棚卸を実施し、登録データとの差異を確認
●契約情報  リース・レンタルの会社・契約期間等の情報を管理
●申請情報  ユーザからの設置・移設・撤去・廃棄の申請を管理
●故障情報  故障機の修理情報を管理

また、インベントリ情報との連携管理も可能だ。既存の資産管理ツールからインベントリ情報をCSVデータで取り込み、IT資産トレースパッケージから参照して利用することができる。

本サービスでは専用のキッティングセンタを設置して、キッティングだけでなく以下のような多様なサービスを提供している。

●メーカーや機種を問わないキッティングサービス
●資産管理システムの運用受託
●全国各地への短納期での機器配送・集荷
●HDDのデータ消去・廃棄・リース返却、再出荷
●予備機、余剰在庫の保管
●ヘルプデスク設置・運用

意外とニーズが多いのが保管サービスだ。リースが残っているがスペックが合わなくなったPCなどを預け、社内のスペースを有効利用しようというユーザは多いようだ。

●E社概要／流通業大手。全15部門でPC約1万3000台を保有。管理者は各部門に専任1名。

【導入前】
・PCが慢性的に在庫不足で、台帳と各部門から報告される実数が一致しない。
・管理コストも不透明だった。

【導入】
・本サービスを導入し、全社統一の管理フローを策定。
・本社に統合ヘルプデスクを設置。
・バーコードによるトレーシングを導入し、PCの調達、移設、使用者変更などはすべてヤマトシステム開発のE社内キッティングセンタ経由とした。

【効果】
・IT資産の一元管理を実現し、棚卸で全件が登録データと一致。
・15部門中14部門の管理者を削減。
・管理コストが見えるようになった。
・無駄なPC購入がなくなった。
・人件費、PC購入コストを含めて管理コストは年間約1億円（推定）の削減を実現。

●M社概要／機械製造業。従業員数約1万7000人。

【導入前】
・各拠点で在庫PCを管理していたが、全社で何台のPCがあるのか不明だった。
・主要6拠点・11販売拠点の余剰PCは約1000台と推定された。

【導入】
・本サービスを導入し、ヤマトの物流倉庫に在庫を集約。
・PCの在庫情報の管理を本社へ一元化し、現物の管理はキッティングセンタに集約した。
・バーコードによる個体管理、入出庫管理を実施。

【効果】
・管理の一元化により、PC台数の正確な把握が可能になった。
・各拠点が在庫管理業務から解放された。
・余剰PCの有効活用で新規購入を抑制できた。
・社内の保管スペースの有効利用ができた。
・リース返却時も出荷指示のみで必要な作業がすべて完了。

●H社概要／外食チェーン。店舗数約180店。保有PC・サーバ：1150台、プリンタ・スキャナ：800台。

【導入前】
・店舗にIT機器を設置する作業費、配送費が高く、展開におけるコスト削減が求められた。
・日中の業務に影響しないリプレイス作業が必要。
・返却PCの保管・データ消去が課題。

【導入】
・本サービスを導入し、キッティングセンタでキッティング・発送・保険・データ消去を一括で実施。
・リプレイス作業を夜間に行う（ヤマトグループの運輸会社と連携）。
・個体管理、入出庫管理もキッティングセンタで代行。

【効果】
・配送・店舗への展開コストの削減。
・夜間のリプレイス作業により店舗業務への影響が最小化。
・リース返却、廃棄も出荷指示のみで完了。
・返却PCのデータ消去も含めた一括委託で、PCの管理負荷が大幅に減少。