E2Stream for 楽2ライブラリ

　E2Streamは、無料で提供されているExcel申請テンプレートを使用すれば、申請書の設計・開発作業は不要で、スピーディーに運用をスタートできる。
　既にExcelで作成してある申請書をそのまま登録して利用することも可能。既存の申請書を活用できるため、改めて記入方法を周知する必要がなく、導入負荷は少ない。また新しく申請書が必要になった場合にも、Excelで簡単に作成できるのは、担当者にとって嬉しい限りだ。記入モレや記入ミスを低減する入力チェック機能も搭載しているので、差し戻しの手間も削減できる。

　ワークフローを組む時に手間となるのが、 申請から承認までのルート作成だろう。 E2Streamは、ルート作成画面にあらかじめ用意された分岐などのピースを、パズルのようにはめ込むインターフェースを採用しており、ドラッグ＆ドロップで簡単にルートを作成することができる。 組織変更などで、新規に承認ルートを作成する必要が出てきた時も手間がかからない。
　また承認ルートは、条件による分岐などをあらかじめ細かく設定することが可能。これにより申請書の内容や条件によって回送先が変わる場合でも、自動で次の回送先へ届くようになっているため、申請者がルート選択で頭を悩ませることがない。

　メールや紙ベースでの起案・承認で不便なのが、申請の停滞先や承認状況が把握できないことだ。E2Streamなら、現在の承認状況をリアルタイムで把握でき、メールでは残らない履歴も確認できる。承認依頼、決裁通知、期限通知など、メールによる通知機能も充実しており、申請の停滞を防いでくれる。

＜高セキュリティ＞
　 承認された申請書は、データベースに登録され、権限のあるユーザしか閲覧することはできない。申請書を机上に放置…、メールの誤送信…などが原因となる情報漏洩の心配がない。

　楽2ライブラリ（※）は、実物のバインダーを再現したビジュアルが特長的なドキュメントファイリング・ソフトウェア。実際に紙をパラパラとめくるように閲覧でき、誰もが簡単に利用できる。楽2ライブラリに格納されている申請文書を活用すれば、起票作業を効率化することも可能だ。ドキュメントがPCにたまる…、文書の保管スペースに多大なコストが…といった、メールや紙ベースでのワークフローの問題が解決され、ペーパーレス、省スペース化、コスト削減を実現できる。
※株式会社PFUの製品

●病院A/病床数：約80床　社員数：約60名

＜導入前の課題＞
　備品や設備などが破損・紛失した場合、紙の申請書で購入や工事依頼をしていた。そのため、『申請書の承認状況が分からない…』『いつ備品が届くのか、いつ設備が修繕されるのかが分からない…』『書類の山に申請書が埋もれ、どれが何の案件か分かりづらい…』、などの問題が顕在化。また、膨大な量の業務マニュアルが紙ベースであったため、その保管スペース(コスト)も問題になっていた。

＜導入後の効果＞
◎起案した申請書の現在の状態が一目で確認できるようになり業務が効率化
◎どの申請書が、何の案件かが把握しやすくなり、決裁スピードが向上
◎メール通知により、申請書の滞納が減少
◎保管スペース(コスト)の削減ができ、書類検索の時間も短縮

●学校法人B/高等学校、専門学校、短期大学を運営

＜導入前の課題＞
　稟議書は、各学校から本部にメールベースで送り、主任→課長→部長へと回覧＆承認を行っていた。そのため、『稟議書がどこで止まっているのか、承認状況がわからない…』『個人のPCに承認後のドキュメントが溜まり、埋もれてしまう…』『承認の履歴がすぐに確認できない…』などが問題となっていた。またメールに稟議書と関連データを添付して送っていたため、誤送信による情報漏洩のリスクがあり、セキュリティ面でも問題となっていた。

＜導入後の効果＞
◎承認状況がリアルタイムで把握できるようになった
◎各ドキュメントは楽2ライブラリに自動で格納されるため、個人での管理が不要に
◎承認履歴が保存されるので、履歴の照会が容易になった
◎稟議書＆関連データをメールで添付して送る必要がなくなり、セキュリティが向上