コラボノート

コラボノートの発想は、極めてシンプル。普段会議で使っているアナログのホワイトボードを、そのままWeb化したイメージだ。つまり、プロジェクトに参加するメンバーが自由自在に書き込みできて、共有できるワークスペース。もちろんWebで共有するから、時間や場所の制約を超え、自由に思いついた瞬間に書き込める。「紙をなくす」というコストダウン効果にも直結する。

コラボノートの最大の特長が、プロジェクトのすべてを一望できるフリーレイアウトの導入だ。これにより、「答え」が導きだされるまでのプロセスが誰にも分かりやすく共有できる。下の画像は、コラボノートの画面の一例だ。文字に加え、付箋や写真を貼ったり、ファイル添付も簡単に行えるのが分かるだろう。まさにホワイトボードを前に会議をしている感覚で、「その資料はこれ」「写真があるので確認して」などと、直感的な感覚で自由自在に作業できる。 

また、最大50人までの同時アクセスが可能なのも特筆すべき点。多人数のプロジェクトにおいても、効率的かつスピーディな情報共有が可能になる。

コミュニケーションの密度を高める便利な機能も数多く搭載している。

　●書く相手、見る相手を自由に設定できる、同時編集機能
　●自分が関わるプロジェクトだけではなく、全社の状況を把握できるポータル画面
　●既存の業務書類を簡単にテンプレート化
　●メール通知・回覧・承認も自由自在
　●入力されたデータを一括してCSVデータで出力。集計・分析も簡単に

これらの機能を自由に組み合わせて使うことで、今までの仕事をフローはそのままに、大幅に効率化することができるのだ。

コラボノートは教育向け製品として端を発した製品であり、大人から子供までユーザを選ばない分かりやすさ・使いやすさには定評がある。専門用語、難解な用語を極力使わない点、ホワイトボードをそのままWebに移植したような直感的な操作感がウケて、現在では全国の約8500校*に導入されている。

自由な発想で自在に使えるその機能の良さは、一般企業でも変わらない。業種を選ばず、メーカー、JR関連、IT、サービス業など、数多くの企業に導入されており、使われ方もまさに多彩だ。

* コラボノートの前身であるシリーズ製品の実績を含みます。

実は、コラボノートの販促ツールもコラボノートで情報共有を行って作成されているので、是非その過程を紹介したい。これは4Pのパンフレット作成の例だが、3月16日に制作がスタートし、3月27日には完成。3月30日より実際に配付を始めることができたという。

約2週間のスピード納品を可能にしたのは、多人数が同時に情報共有でき、ストレスなく1日に何度もやりとりできるコラボノートの特性を活かした好例だ。修正内容のやりとりに添付ファイルの確認など、この内容をメールでやりとりする煩雑さはちょっと想像してもらえば分かるのではないだろうか。

3月16日、コラボノート上にパンフレットの概案が作成される。これに対し、社員だけでなく、委託先のパンフレット制作会社など関係者がコラボノート上に集まり、活発な意見交換が行われた。

フェーズ 1で出された意見やアイデアをもとに、3月17日には制作会社によるデザイン制作・原稿執筆が開始された。委託先の制作会社は、コラボノート上での議論の成り行きを最初から共有しているため、「社員が社内の意見を集約して外部に伝える」業務を行う必要がない。だから、効率的なのはもちろん、伝達ミスのリスクも発生しない。制作会社は、プロジェクトチームメンバーの生の声から、その意図を正確に読み取ることができたわけだ。

3月25日、制作会社がコラボノート上にパンフレットの仕上がりイメージをアップ。社員による内容チェックが開始され、3月27日には最終データとしてフィックスしている。

大人数での同時チェックが短期間に終了したのは、同時多数アクセスを可能にするコラボノートの特性に負うところが多い。例えば、紙に出力して回覧する形式でチェックをしたならば、1人ひとりのチェック時間が加算され、膨大な時間がかかってしまう。また、下記のように、校正、意見交換、データのやりとりといった必要な業務が、すべてコラボノート上で完結できた点も、この驚異的な業務スピードの実現に貢献したのだ。