ExchangeUSEワークフロー

　業務を効率化させるためにも、申請内容の不備や承認の滞留などでワークフローが止まる・滞るといった状態は望ましくない状態である。
　そこで、 ExchangeUSEワークフローでは、一般的に利用されているEメールを利用した通知機能を搭載。 申請依頼時だけでなく、滞留時や決裁・却下時などにもメールを送ることができる。
　更に、通知は承認経路設定と同様に個人・役職・役割・グループで 指定することが可能。条件分岐と合わせて利用することで、ある条件を満たした時だけにメールを通知するといった運用も可能。 また、通常使っているEメールなので、【転送】や【返信】など、使い勝手も良く、フローをスムーズに進められる。

　申請書類は、社内規定に則った形で作成されるケースが多い。従って、これまでの申請書式をパッケージに合わせ、変更することはできる限り避けたい。申請側の社員にとっても、使い慣れた書式を変えられると混乱し、業務効率を下げる原因となる。
　しかし【ExchangeUSE】は、既存の申請書式をそのままの申請フォームで利用できる汎用パッケージを用意。社内規定に即し、利用者も違和感なく使い慣れた申請フォームを使い続けることができる。
　また、業務パッケージ側には、過去に申請した伝票を「ひな形」に、新しい伝票を作成することも簡単。「ひな形」となる申請書を開くと、過去に入力されたデータが表示される。その中の日付や金額といった一部を書き換えるだけで新しい申請書フォームが作成できる。申請項目はパラメータの変更だけで自由に変更可能。申請書の新規作成や変更を外部に依頼していたシステム部門は手間と時間とコストも、大幅に削減できる。

　従来のワークフロー製品は、「申請⇒上司の承認⇒経理が処理」といった一連の流れを効率的に“ただ流すだけ”のものが大半だった。しかし【ExchangeUSE】は、その申請・承認内容までも容易に見ることができる。内容や承認に不備がないか？も一目瞭然。また、管理部門専用ツール（部門決裁システム）の検索機能では、「仕掛案件」等も容易に検索でき、月末締め切り時の申請の不備の解消や業務の効率化に活用できる。不備部分が社内ルールで変更の認められている箇所であれば、管理部門で変更が可能（起票者に戻すことも可能）。このような変更履歴もしっかり残る。

　例えば、申請書の科目が間違えていることを経理部門が見つけた場合の従来の対応は、
　（1）起票者に差し戻しを行い、起票者が修正　（2）再度申請を上げ直して、承認者が承認　（3）経理部門へ届く
　…といった事務処理を行なっていた。

　【ExchangeUSE】であれば、経理部門で科目修正ができ、その修正情報の履歴が残るため、月末の締め時期など、処理に要する時間の手間も大きく軽減される。

　また、正当性の観点では旅費申請を例にあげると、日当の自動計算や乗換案内といった機能も有効的に活用できる。更に、実績内容や検索した結果はExcel、CSVデータとして出力ができる。会計連携には、仕訳出力、FB（ファームバンキング）データの出力も対応できる。これらの機能は【ExchangeUSE】の部門決裁システムに標準で搭載されている。

　【ExchangeUSE】は、会計に関わるさまざまな業務において、徹底したトランザクション管理が行なえる。申請ルートは、申請書ごとにあらかじめ設定したルート定義により、業務フローの標準化が図れる。
　また、承認/参照/修正といった権限はユーザ単位に厳格に管理される。こうした機能に加え、【ExchangeUSE】では伝票処理に関するすべての履歴を蓄積し、悪意ある行為を抑止する（不正防止）と同時に、内部・外部からの情報開示の要請にも必要なデータを即提示することができる。会計監査の信頼性の証明にも、【ExchangeUSE】は有効なツールとして機能する。

　【ExchangeUSE】のフロー定義はノンプログラミング。ルート定義の画面上で、ドラッグ＆ドロップ操作でフローの定義が完了する。ワークフロー側に組織構成マスタを持ち、Excel、CSVでのインポート/エクスポート機能があるので、一括取り込みにより即日対応可能。また、人事異動時においては、前任の担当者などへ承認案件を委ねる「委任機能」がある。フローの送り先は組織構成マスタ（組織階層図）の中から選択するだけ。組織の個人名、役割、役職なども指定でき、組織を基本に簡単な操作でフローを定義することができる。また、条件分岐の設定も極めて簡単だ。例えば、旅費の合計金額が「5万円以上」であれば、部長決裁、その他（5万円以下）であれば課長決裁までといった数値に対する条件付けだけでなく、文字列での条件分岐も設定できる。

“ワークフロー×文書管理システム”導入で効果を発揮したA社の導入事例を紹介しよう。

■導入の背景と選択理由
40年近くの歴史を持つITサービス事業者A社。フリーアドレスオフィスを実施したため、完全ペーパーレス化が必須となった。そこで各種ワークフロー製品を検討した結果、効率的に帳票を作れる「ExchangeUSE Web申請ワークフロー」を導入した。
 
■活用状況
2007年3月に運用を開始し、Excelワークシートを利用して帳票開発を実施。
導入から6ヵ月後の2007年8月時点で、70余りの帳票を作成した。

この中で情報システム部が作ったのはわずか数件で、残りは経理部や人事部の担当者が作成した。Excelという従来から使い慣れたツールだったからこそ、現業部門の協力が得られ、これだけの短期間に実現できたと言えよう。
ちなみに、情報システム部だけで開発した場合、1〜2年かかると見積もっていたそうだ。
それが大幅に短縮されたことになる。

■導入効果
A社は、「ExchangeUSE Web申請ワークフロー」を用いることで、導入前のニーズだった「柔軟な権限委譲」「リアルタイムでの権限設定反映」などを満たすことができた。

またA社では、文書管理システム「ExchangeUSE キャビネット」で過去のデータを蓄積。
これらのデータを活用することで、アシスタントの作業や人事異動の際の引き継ぎなども効率的に行えるようになった。

もちろん、ワークフローで設定している権限がそのまま文書管理にも反映されるため、各人の権限の範囲内でしか閲覧や編集ができないようになっている。更に、監査法人に専用アカウントを渡して自由に閲覧させることで、『誰が』『いつ』承認したのか、却下や差し戻しなどがあれば、その情報も含めて内部監査に対応できる仕組みが構築できた。