WebNESTEE for 秘文

WebNESTEE for 秘文は、図のような流れの承認ワークフローを実現している。

（1）WebNESTEE for 秘文を使って情報持ち出しを申請
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（2）承認者にメール通知され、（3）申請が承認される
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（4）秘文AEサーバへ持ち出し許可のコマンド出力
　　 同時に、（5）申請者に承認をメール通知
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（6）秘文AEサーバがファイルを持ち出し許可状態にする
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（7）承認ログを秘文MEサーバへ出力
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（8）申請者がファイルにアクセスしてデータを持ち出し
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（9）クライアントPC上の秘文IFが持ち出しログを秘文MEサーバへ出力

最終の持ち出し承認と同時に、持ち出し許可のための秘文連携が自動的に動作し、申請から持ち出しまでの迅速な進行と統制を可能にする。

WebNESTEE for 秘文は、用途を秘文持ち出し認証に限ったワークフローシステムだが、標準版WebNESTEEが持つ基本機能はそのまま備えている。書式デザイン機能もその1つで、GUIでデザイン自由度の高い申請書を作成できる。実際に使っている申請書をそのままの形で画面上に再現できるため、利用者も違和感のない使用ができる。また、申請書のサンプルも用意されていて、カスタマイズして使うことができる。

プルダウンメニュー、ラジオボタンなども使え、次の書き込み欄への誘導や、項目ごとの閲覧・入力制限の機能もあり、高機能な申請書を作成可能。更に、紙文書と同じように承認すると承認者ごとの認印が捺される機能も備えている。申請者はこの捺印で承認の進捗状況を知ることもできる(右図下欄)。

なお、申請書で持ち出し後のファイル閲覧可能時間または期間を決めておき、秘文側の機能でこれを設定して持ち出しを許可することができる。

動作履歴の管理としては、WebNESTEE for 秘文が持つ承認ログと、秘文IFが持つ持ち出しログが秘文MEサーバで収集、統合される。これらはログ閲覧画面で詳細に見ることができ、誰がいつどのファイルを持ち出し、その承認は誰が行ったかを関連付けて確認できるため、監査に対応できるログとして保管できる。

WebNESTEEにはオプションとして、ワークフローと連携する「WebNESTEEグループウェアオプション」が用意されている。承認ワークフローと同じ内部統制フレーム（組織構造ツリー・書式デザイン・権限設定・操作環境）の上で稼働するため、一貫性のある統制を施すことができる。

このグループウェアは、各自がカスタマイズできるポータルと、スケジュール、メール、掲示板、文書管理の5つの機能を提供する。特に、ポータルとスケジュール機能の操作性の高さが売り物。スケジュール画面では、ドラッグ＆ドロップ操作ですばやいスケジュール作成、調整ができる。

また、承認ワークフローで最終承認された文書を、グループウェアの掲示板に掲載したり、改ざん不可能なPDF化して保管するといった緊密な連携ができる。