Net-It Central

　Net-It Centralは、ファイルサーバの共有フォルダから自動でファイルを取得し、イントラネットWebサイトに公開する。ファイルサーバのフォルダ構造をもとに目次ページを作成し、ファイルやフォルダの追加・更新・削除も自動的に反映。そのため、ユーザはファイルサーバの共有フォルダにファイルをドラッグ＆ドロップするだけでOK！既存のファイルサーバやWebサーバをそのまま活用することができる。

　文書登録のために専用画面を起動、検索用キーワードを登録…などの手間は一切ナシ。これまで使っていた共有フォルダを利用すれば、いつもの作業だけで文書登録は完了。ユーザに負担をかけずに、カンタンに文書共有を実現できるのだ。

　従来の一般的な文書管理システムでは、ファイル形式によって内容を検索できないものがあった。また閲覧時には、ファイルを1度ダウンロードし、OfficeやAcrobatなどのアプリを起動する必要があり、情報を探し出すまでに時間がかかっていた。

　Net-It Centralは登録されたファイルをブラウザで閲覧可能な独自フォーマット「CDL形式」に変換することで、ファイルの高速表示を実現。1ページずつ素早く表示され、パラパラと紙をめくる感覚で閲覧できる。また検索エンジンと連携し、元のファイル形式を問わず全文検索が可能に(※)。検索結果一覧から文書を選択すると、キーワードを含むページが直接表示され、探している情報にダイレクトにアクセスできる。
　「重いファイルを時間をかけて開いたら、探していた情報と違った…」というストレスから解放！目的の情報を探し出す時間が一気に短縮される。

※全文検索には別途検索エンジン（別売。例：ジャストシステム　ConceptBaseなど）が必要

　文書管理システムで共有される文書には、社内規定や商品の設計書、マニュアルなど社外秘の文書も多く、これらの文書が勝手に保存、印刷され、社外へと流出するのでは？と情報漏洩を懸念する声も大きい。しかし、いたずらに閲覧を制限しては、情報の共有や活用まで制限されてしまう。

　Net-It Centralではファイルの閲覧だけでなく、印刷、テキスト情報のコピー、画面キャプチャ、PCへの保存（ダウンロード）の制限を文書やフォルダ単位に設定できる。これにより「閲覧はできるが、印刷・持出は禁止」というような柔軟なアクセス制限を実現。閲覧時もユーザのPCにファイルを保存させるのではなく、1ページずつ表示用データだけを送信するため、閲覧時のデータが流出！という危険性も回避できる。

　またActiveDirectoryなどと連携することで、ユーザごとのアクセス権も設定可能。高い閲覧性を確保しながら、セキュリティリスクを最小限に留めることができる。

　では、実際にNet-It Centralの導入を決めたブリヂストンがどのような形で問題点を解決したのかを見ていこう。

解決1：ファイルサーバへ文書を放り込むだけで、イントラネットへ自動公開
→文書登録はドラッグ＆ドロップで完了。作業工数はゼロ、公開までのリードタイムが2分の1に
解決2：文書の一覧はサムネイル表示、内容はWebブラウザで高速表示
→検索エンジンとの併用で、30秒で目的文書に到達
解決3：文書単位での印刷・ダウンロードの可否を設定。更に、許可された文書を印刷する場合は、印刷日時・利用者名も同時印刷
→重要書類の流出を防ぎ、許可済み文書に関しても責任所在を明確化

　ブリヂストンでは、要望をすべて実現するNet-It Centralをわずか1ヵ月で導入した。この事例の更に詳細な内容は『Net-It Centralを活用した文書管理成功事例集』にて紹介している。
※事例集をご希望の方は、下記アンケートよりお問い合わせ下さい。