File Life Station 2

文書管理で大切なことは継続性。そのためには誰でもカンタンに使えるシステムを導入しなければ意味がない。File Life Station 2では、誰もが容易に運用できるよう、ファイルの情報（＝目録情報）を入力するだけで管理ができる。もちろん登録した情報を活用して、文書の情報サイクル「作成→伝達→保管→保存→廃棄」に合わせた管理ができる機能を持つ。

また、目録情報の登録は分類の選択によって自動的に表示される項目が大部分。実際の文書は、保存箱からファイル・フォルダ、契約書・収発文書などの1件ごとの文書情報のレベルで管理でき、ユーザ自身の運用や導入のしやすさにあわせて、どのレベルからでも文書管理を始められる。

様々な要望を具現化したFile Life Station 2。必要に応じて電子文書へのリンク情報も管理できるようになったこともそのひとつ。紙文書とファイルサーバなどで管理されているWord、Excel、PowerPointなどの電子文書を紐づけて登録することで、紙文書の目録から必要な文書を探すことが可能になり管理もしやすくなる。

また、検索条件も自由に設定できるため、検索結果から各種リストを出力することもできる。リストはすべてExcelで作成されるので、チェックリストとして使用するだけでなく、編集といった加工も容易で様々なニーズに対応できる。

紙文書に関しては「何が？どこにある？」を明確にして管理することが重要。File Life Station 2では、ファイルの種類や用途に合わせて使用できるよう、9種類のラベル印刷に対応する機能を用意している。分類コードから情報管理区分、廃棄予定年月など登録されている管理項目が見やすく表示しているため、ラベルを見ただけでどんな管理をすべきかが一目瞭然になる。

更にそれぞれのラベルはどこでも入手可能な市販のものが使えるため、余分なコストを必要としないのもウレシイ。

File Life Station 2はオプションとしてバーコード処理機能も追加できる。バーコードハンディーターミナルを使用して、ファイルや保存箱の所在管理、廃棄処理、引継/預入処理などを行うことで、実物の紙文書と登録されているデータを容易に一致させられる。

この機能により「ここにあるはずの現物がない！」「どこにも管理されていない現物が存在する！」などの紙文書管理での大きな問題が解消でき、作業や確認といった業務効率を大幅に向上させることが可能となる。

【導入前の課題】
製薬会社Aは保存箱を6000個以上所有。管理している担当者がしばしば変わっていて、そのたびに引継が行われていた。しかし、次第と情報があいまいになっていき、本当に必要な資料、廃棄していい資料の判別が難しくなり、保存箱がどんどんと増えていった。

【File Life Station 2を導入、その後の管理は…】
 1つ1つの保存箱をきちんと管理できたことにより、必要なもの、廃棄しなければならないものがすぐに判別できる状態に改善。もちろん引継に関しても手間がかからず、安心・確実な廃棄が可能となった。不要な保存箱が存在しないことでスペースに余裕ができ、計画的な書庫の運営にも役立っている。

【導入前の課題】
商社Bは約2万5000のファイルを管理。しかし専任の管理者が不在でラベルもバラバラ、文書管理をする上で必要な情報が統一されていなかった。そのため、誰が、どのファイルを、どう管理しているのかが不明で、検索に時間がかかり、内部統制の観点からも問題になっていた。

【File Life Station 2を導入、その後の管理は…】
すべてのファイルを対象に目録管理を実施。必要な情報をカンタンに入力するだけでラベルの統一化ができ、ファイルの保存場所、管理方法を全員で共有しながら、内部統制を含めたセキュリティにも効果を発揮している。統一されたラベルにより検索性も格段に向上し、検索時間の短縮という業務効率も実現した。