RightFax

■大手損害保険会社A社のケース

▼経緯
A社は、これまで個人情報保護の観点からセキュリティ面を強化してきた。受信したFAX文書の放置から、情報漏洩につながることを危惧し、FAXの電子化を検討したものの、費用対効果の面で導入するまでに至らなかった。しかし、ある時期、FAXの誤送信による情報漏洩が頻繁に発生。金融庁への報告も余儀なくされた。

＜情報漏洩の主な原因・・・＞
●2人1組で、送信先を確認する体制をとっていたが、多忙な時期に機能していなかった。
●内線から「0」を入力後、相手先番号を入力する、いわゆる「0」発信の方法で送信しなければならないところ、「0」の入力忘れが多発。

▼導入後
送信先番号のアドレス帳登録と承認ワークフローの確立により、送信ミスを防止。更に帳票類作成に使用しているシステムからも、直接FAX送信画面を呼び出せることにより、誤送信が減少。個人情報を取り扱う企業としての信用を守ることができた。
また、導入にあたっては、既存機器を利用できるなど運用まで非常にスムーズに進められたことも大きなメリットだった。

■大手金融会社B社のケース

▼経緯
用紙代、トナー代などから、メンテナンスなどの維持費、更に人件費（※）までFAX業務には様々なコストがかかっており、全国各地に支店を持つ大手金融のB社にとって長年の課題であった。
（※）ある調査によると、FAXを1件送信するのに、書類を出力して自席からプリンタ、FAXへの移動の手間などを含めると約8分もの人的コストがかかるという。

▼導入後
PCから直接FAXを送受信でき、紙の出力が減少したほか、送受信の度に担当者がデスクを離れる必要もなくなったため、業務効率が向上。
また、RightFaxはクライアントソフトがライセンスフリーのため、PCを追加導入する度にライセンス料金が発生するといった心配も不要。

RightFaxは、FAXによる誤送信を防止するため様々な機能を搭載。

（1）承認ワークフロー機能
ワークフローにより、上長などの承認者が書類と宛先に間違いがないか確認後、送信することができる。これにより誤送信が大幅に軽減されるだけでなく、FAXの前で複数人集まり宛先を確認するといった作業が不要となる。

（2）電話帳機能
あらかじめ顧客のFAX番号を電話帳に登録しておくことにより、単純なプッシュミスによる間違いを防止できる。

また、オプションで基幹システムや顧客情報データベースを取り込んだFAXセキュリティ環境の構築も可能。
送信したFAX番号のマスタ照合を始め、古い顧客マスタにはFAX番号確認書を自動配信する機能、顧客ごとに最終送付日付を保持し、送信が許容期間内かチェックする機能などによって、より強固なFAX環境を実現できる。

RightFaxなら、作成した文書をクライアントPCでダイレクトにFAX送信できる。Excel、Wordなどアプリケーションからも、プリント感覚のカンタン操作で送信できるほか、基幹システムと連携し伝票類を自動的にFAX送信することも可能。これにより、印刷した帳票をプリンタから取り、FAXで送信するといった一連の手間が軽減される。また、オプションの「RightFax Email Gateway」を使えば、メールソフトからの送信も実現。

受信したFAXは、PDFなどに変換の上、ルーティング機能により特定のメールアドレスへ自動転送される。こうしたペーパーレス環境により、紙文書の配布やスキャニングの手間が大幅に軽減し、業務効率の向上を見込むことができる。また、重要書類が放置されるリスクも回避でき、セキュリティも向上するのだ。

また、導入は、FAXなどの代わりにRightFaxサーバを設置するだけというカンタンさもRightFaxの魅力の1つである。

これまでFAXは、メーカーによってFAXイメージ・ログの保存形式に違いがあるなど、一括の管理が難しかったが、RightFaxなら送受信されたFAXイメージ、及びログデータをRightFaxサーバで一元管理することが可能だ。

送受信したファイルはイメージファイルとして電子化、アーカイブされるため、紙の保管に比べ管理が容易となり、管理コストの低減も期待できる。また電子化されたデータは検索性にも優れ、万が一のトラブル発生時にも、素早い原因究明を実現できるのだ。