統合業務文書管理ソリューション

文書管理ツールを導入する際大変なのが、利用目的に応じてカスタマイズが必要になってくる点だ。そのため、実現性とコスト面、メンテナンス面で導入の敷居が高くなってしまっているという問題がある。

その点、上記ソリューションは、内部統制対応で情報システム部門に集中する様々な業務課題を解決するためのテンプレートをあらかじめ用意している。これによって、短期間・低コストで導入・利用開始することができる。

以下では、それぞれのソリューションの特長について、詳しくご紹介していきたい。

いまだに内部統制の監査運用に不安を感じている企業も多いという。内部統制に『不備』や『欠陥』があれば、業務プロセスや統制行為、評価ポイントなどを見直す必要があり、関連する統制文書を更新する必要が生じてくる。このような内部統制評価にまつわる文書の改変作業を効率的に管理するためには、適切な仕組み作りが大切だ。

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実績のある「MyQuick」による文書管理インフラをベースに、統制文書の管理から監査評価における評価計画や、テスト実施の進捗/記録管理など、評価業務に必要な支援機能をアドオン。 また、業務プロセスや勘定科目、組織といったマスタ情報の管理や、年次運用への対応機能、関連文書の保存機能などがある。

文書管理の中で、情報システム部門のドキュメント管理が1番煩雑なのでは…と感じている方もいるだろう。

開発ドキュメントの改訂の多さ、運用手順書の変更履歴管理など、内部統制において今後ますます、情報システム部門の手続き管理、記録管理は重要になるはずだ。

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下図にある基本機能だけでなく、自社業務に合わせて文書管理体系、ワークフロー、進捗管理などを柔軟にカスタマイズすることも可能だ。

昨今、企業や団体などの内部から、顧客情報や個人情報が不正に持ち出される事件が多発している。それに対して企業や団体などは、有効な対策に苦慮している状況だ。

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あらかじめ保存されている情報に対してルールを設定し、暗号化による情報へのユーザの操作制御が可能で、ユーザによる設定作業は一切不要だ。ファイルをダウンロードした後もセキュリティ設定は維持され、ユーザ操作ログも取得することができる。

『契約書が整理された状態で保管されておらず、目当ての書類がなかなか見つからない』
『契約更新時期を把握していなかったため、自動更新されてしまった』
『内部統制評価でのサンプリング業務で証憑を照会したいが、すぐに見つからない』

貴社にも 契約書や証憑書類にまつわる、このような経験があるのでは？

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このソリューションを導入すれば、契約書や証憑の原本は会社として一元管理することで統制を強化し、また原本の電子化によって、契約情報や取引情報と原本イメージファイルを関連付けて管理し、いつでも顧客名や取引日付、契約満了日などで必要な取引や契約内容を確認できる。つまり、統制の強化と業務の効率化を同時に実現させることが可能だ。