GlobalProdoc

導入企業／松下電器産業株式会社
ユーザ／約3000名

■導入前の状況
・分野が異なる事業所や、開発プロジェクト管理が個別となっており統一されていない。
・組織変更や異動、研究開発テーマの統廃合が頻繁で、成果物が一元管理できていない。
・成果物作成スキルが属人化しており、品質の均一化ができていない。

■新システムで目指したもの
・各所に分散している情報・成果物の共有化、一元管理。
・分野・センタそれぞれのフェーズ実態（業務手順）を見える化し、プロジェクト管理。
・現場（特にチームリーダークラス）の管理工数を削減。
・安全に活用できる高度な情報インフラの強化。これを、既存の文書管理システムGlobalDoc5、
　ワークフローシステムGlobalFlow5、情報ポータルGlobal Portalなどの機能を利用して開発した。
　その後、これをパッケージ化したのがGlobalProdocである。

■導入効果
1）マネジメント強化
　・フェーズをキーとしたテーマ進捗の見える化、全体進捗の把握が可能に。
　・組織変更に影響を受けない全社レベルでの一括管理を実現。
　・テーマ情報の共有による教育の工数削減、精度向上。
2）スピードアップ
　・事業場への引継承認作業のスピード化で平均2週間に短縮。
　・決裁承認、配布のスピード化でリードタイムが半減。
　・承認フロー進捗を可視化し、遅れにはアラートで警告。
3）コスト削減
　・開発管理業務の標準化で管理工数が30％削減。
　・Paper/Copy/Time/Location/Orderの5レスを促進。
　・組織変更による管理付帯作業（引き継ぎ、受け入れなど）工数を削減。

プロジェクトの管理業務を含め企業内のすべての業務は、ステップ（タスク）ごとに成果物としてのドキュメント作成を繰り返しながら進む業務ということができる。GlobalProdocは、この点に着目して、進捗管理と成果管理を統合することに重点を置いたプロジェクト管理システムである。

つまり、タスクと成果物を連動して管理し、それにより一連のプロセスも管理する。これが、業務手順を間違いなく実施するための仕組みを提供し、かつその結果、業務エビデンスを確保した成果物（ドキュメント）を収集・保存する仕組みを提供する。

これらの成果物は会社共有の財産として再利用でき、自然とナレッジマネジメントが実践できることになる。

GlobalProdocは、新たなコンセプトを元に、パナソニック ソリューションテクノロジーが提供している既存のパッケージツールであるGlobalDoc5（文書管理）、GlobalFlow5（ワークフロー）、Global Portal（ポータル）をベースとして活用し、1つのパッケージとして開発されている。

各ツールはそれぞれ個別ツールとしても利用が可能であるため、GlobalProdocは、プロジェクト管理にとどまらない広範な業務支援ツールとしてとらえることができる。

当初に承認したベースラインの日程と実際のタスク完了を比較することで、全体の進捗具合を確認可能。進捗管理の画面では、今プロジェクトがどうなっているのか、どのプロジェクトに遅れが出ているのかを、一目で把握できる。

経営層や複数のプロジェクトを兼務しているプロジェクトリーダーも、各プロジェクトの進捗状況を横断的に把握でき、遅れの出ているプロジェクトのリカバリ対策を迅速に打てるようになる。

個別のプロジェクトの進捗状況は、ガントチャート表示、日程表などで視覚的に確認できる。

【アクセス制御】
経営層、管理者、プロジェクトリーダー、メンバーなどの役割に応じて、柔軟なアクセス制御が可能。詳細な権限設定を行えるので、ユーザの利用範囲を明確化できる。
また、プロジェクト、タスク、成果物などへのアクセス履歴をログとして記録できる。

【コンプライアンス向上】
GlobalProdocのテンプレートをベースにしたプロジェクトの推進は、業務プロセスの標準化と適正な業務手順の遵守を可能にし、成果物の一元管理とその証跡を確保できる。コンプライアンス向上を可能にする汎用性の高い業務支援システムと言え、内部統制の支援、J-SOX法対応にも有効なツールと言えるだろう。