企業内情報検索システム OfficeCyclope

■「驚異の低機能」そのココロは・・・
【導入コスト→低 操作難易→低　運用コスト→低】
　OfficeCyclopeは、システム導入検討時のハードルを低減する機能商品だ。

■簡単、シンプル、低価格の企業内情報検索システム
【検索機能のみに特化することで、低価格化を実現】
　検索のみならず、様々な機能が付加されつつある企業内検索ツールにあって、OfficeCyclopeは「検索」のみに機能を特化した、シンプルで低価格なソフトウェア。企業内のファイルサーバやWebサーバに格納されている情報から、データファイルなどの探したい情報を簡単にキーワード検索することができる。
　もちろん、企業内Webサーバ掲載内容（HTML）や添付データ・ファイルサーバ内データ（Microsoft Word/Excel/PowerPoint、PDF、JustSystem一太郎、富士通OASYS、Lotus Word Proなど）の中身まで含めたキーワード検索が可能だ。
　データ検索のみに特化したため、1サーバあたりの価格は100万円を切った92万円（税別）を実現。CPUやユーザが増えても追加料金が発生することはなく、コストの低さのみならず、運用の容易さも大きな特長となっている。

■導入から運営、アクセス制御までがシンプル操作で、楽チン設定
【サーバにインストールしたら、ブラウザ画面で設定をするだけ】
　導入にあたっては専門的な知識を必要とせず、簡単に設定できる点も、OfficeCyclopeの特長だ。
　まずはサーバにソフトをインストール※。続いてブラウザ画面でファイルサーバやWebサーバなどの検索対象を指定し、インデックス生成タイミング（1日1回、何時など）を指定するだけ。あとは、検索用のURLをユーザに告知するだけなので、利用者はそれを「お気に入り」に登録すればOK。インターネットで情報を検索するように、企業内情報を検索することができるという仕組みだ。
　また、アクセスはグループごとに設定ができるため、例えば総務部に対してはサーバ全体を、営業部に対しては任意のディレクトリ以下のみなどの制限が可能。検索対象を指定することで、事実上のアクセス制御ができるのだ。さらに、検索用の窓のみを社内ポータルサイトに作成することも可能だ。

※事前にWebサーバがインストールされている必要があります

■検索用URLからのキーワード検索
【インターネット検索感覚で、社内データをカンタンに検索できる】
　ユーザは「お気に入り」のプルダウンから、OfficeCyclopeを選択するだけで、検索画面へ。キーワードを入力し検索すると、検索結果を表示する。日本語はもちろん、英語や数字にも対応し、検索速度は約2000件ヒットした場合で約1秒の速さだ。ここではテキストのみが表示されるため、より早く目的のファイルを見つけられる。Text Viewボタンでファイルのプロパティ情報も表示。重たいファイルをいちいち立上げて確認しなくても、中身がわかる仕組みとなっている。もちろん、検索結果のタイトルをクリックすればファイルを開くことが可能だ。
　検索方法は理論上検索漏れのない、全文検索ができるN-gram方式。辞書を使わないため、面倒な辞書のメンテナンスも不要だ。また、1年間のメールサポートも付加されているため、管理者、ユーザともに安心して運用できる。

■必要な機能のみに特化したソフトなので、誰もが使いこなせる
【中小規模の企業にとって必要にして最適な運用が実現】

▼従業員500人のA社の課題【大量にある煩雑なデータを整理することすら困難な状況】
作成したデータはフォルダ名、ファイル名、格納先のルールが設けられているが、それが徹底されておらず、煩雑なデータがサーバ内に眠ったまま。また保存ルールが確立されていなかった時代のデータが大量にあり、整理するのが無理。さらに退職者や異動した社員の作成したデータも、それぞれの判断で削除、格納されており、共有することができない。

▼OfficeCyclopeによる解決【誰もが簡単に操作できるから、大いに活用できて生産性UP！】
データ検索システムの有用性は理解しているものの、価格が導入のネックになっていた。そこで、本当に必要な「社内データの検索ができること」のみに特化し、かつ低価格なOfficeCyclopeを導入。インストール後は専門の担当者を置く必要がない点も決め手となった。これで、データを系統立てて整理せずにサーバへひとまとめにしておいても、雑多に散った個人の知見が検索できるように。誰もが簡単に操作できるから、生産性の大幅な向上につながった。

■部門レベルでの決済で導入でき、退職・異動者のデータも有効活用
【100万円を切る価格設定のため、大企業の部門単位での導入も容易】

▼従業員8000人のB社の課題【退職・異動者が残した部門内データを有効活用できていない】
近年問題となっている大量の退職者や、異動する社員が残したデータが系統立てて保管されておらず、有効活用することができずにいる。また、他の事業部と業務内容がリンクすることはほとんどないため、社内の全データを検索するまでの必要はなく、決済ハードルがきわめて高い全社的な検索システムの導入にまでは至っていない。

▼OfficeCyclopeによる解決【ユーザの手間をかけさせずにファイルのストック〜利用が実現】
1サーバ100万円を切る価格であるため、OfficeCyclopeは大企業の部門単位での導入も容易。事業部の一担当者を窓口として、事業部長の決裁で導入できた。ファイルのストックはいたってシンプル。退職・異動者に対しては保管用のフォルダを指定するだけですべて専用のサーバにストック。必要なデータはキーワード検索できるため、作成された時期や作成者、テキスト内容などで容易に検索でき、埋もれがちだった過去の企画書なども利用しやすくなった。