レコードマネジメントサービス

大手保険会社A社では、顧客との間の過去の契約書類が約1億件も存在している。顧客からの請求等により、書類の内容確認が必要なケースが1日に平均して6000〜8000件程度あり、要望に応えるために社内の管理部門で検索業務要員の確保をしてきた。しかし、日によって請求の量にばらつきがあるなど作業量の見通しが正確に立たず、急に大量の検索要請があった場合など、結果としてすべてに即日対応できないことも多かった。

そこでA社はワンビシアーカイブズの保管センターに契約書類を一括で保管し、同社の検索サービスを利用。必要時に必要な書類のみをデータ化してWebにて閲覧可能にするシステムだ。ワンビシアーカイブズのノウハウにより、請求量の多寡に関わらずシステマチックに請求に応える体制を整え、要求があってから閲覧可能になるまでの時間も最短で5分程度と大幅にスピードアップした。

大量の文書をすべて電子化するには膨大な手間と費用がかかるが、必要な時に必要なものだけを電子化することで、最低限のコストで仮想的に全電子化したのと同様の環境を創出することができた。A社では、多くのコストをさいて業務要員の確保をする必要がなくなり、社内の人的リソースをコア事業に集中させることが可能になった。

上記の大手保険会社で採用された検索サービスは、オンディマンド情報配信サービス「Papion(R)」で提供している。ユーザがWebブラウザから必要な文書の閲覧を依頼すると、ワンビシアーカイブズのセンターで専任の担当者が検索し電子化。ファイルを暗号化した上で、メール配信あるいは専用サーバに蓄積する方法で閲覧可能にする。
膨大な過去の紙文書をすべて電子化すると多大な手間がかかるだけでなく、保存のためのストレージシステム、検索・閲覧するための文書管理ソフトウェアなど、構築や運用に莫大な費用がかかる。しかし、レコードマネジメントサービスなら、必要な時に必要なものだけを閲覧するので極めて効率的だ。
更に、不要になった文書は情報媒体の機密抹消処理＆リサイクルサービス「DDR」で高度機密抹消処理を行える。

もちろんすべての文書を電子化することも可能。企業の考え方や文書の利用形態によって、最適の方法を選択することができるのだ。

保管物を安全に守るためのセキュリティ対策も十分に行っている。

●センターの建物や保管庫には厳格な入退室管理を実施。担当者以外の保管物へのアクセスを厳しく制限し、その入退室の記録を一定期間保有している。また、構内随所に各種センサや監視カメラを設置し、専任スタッフが常時監視を行っている。

●保管庫には、火災対策（耐火倉庫、ガス消火設備、火気要因の排除）、地震対策（耐震構造建物、保管物落下防止措置）、停電対策（無停電電源装置、非常用電源設備）などを講じており、様々な災害から保管物を安全に守っている。また、保管物に合わせて空調や防塵・電磁波対策などを講じ、最適な保管環境を保っている。

●耐衝撃構造、盗難防止装置、荷室空調を備えた集配専用車両で、情報の取扱いについての教育を受けた専任スタッフが集配にあたる。GPSや広域無線を搭載し、保管センターとリアルタイムに連携が取れ、万一に備えた連絡体制を確立。また、顧客からの要望があれば、24時間365日緊急集配に対応している。

保管物の保管記録（保管報告書）や入庫・出庫の記録をワンビシアーカイブズが発行することにより、監督官庁や監査法人からの情報管理に関する監査があった場合にも、高度なセキュリティ体制で保管していることが簡単に証明可能だ。

ワンビシアーカイブズの業務は、文書やデータの保管や管理にとどまらない。

文書やデータを確実に保全するサービスをベースとして、事業継続管理をサポートする「バックアップソリューション」では、BCP（Business Continuity Planning：事業継続計画）策定、バックアップ体制や手順書の作成などのコンサルテーションから、実際のオペレーションまでをトータルに提供。万一の災害時には、バックアップデータの迅速な配送やバックアップシステムの立上げを行う。また、社屋が利用できなくなった時のためのバックアップオフィスなども提供している。

更には、より迅速な復旧が可能なミラーリングも提供。ビジネス上の要請と予算に合わせた選択が可能だ。情報管理専門企業だからこその、かゆいところに手が届くきめ細かなサービスを提供している。