DIRECT-eA（ディレクティア）/旅費・交通費精算

「DIRECT-eA/旅費・交通費精算」最大の特長は、蓄積された旅費・交通費に関するデータを分析する機能を持っていることだ。

例えば、頻繁に出張が行われるのが明確な区間では、新幹線の回数券を支給するといったことは一般的かと思われる。しかし、出張者が複数の部署にわたり、少人数ずつ分散している場合、本来は全社的に回数券支給でコスト削減できる区間であるにもかかわらず、見過ごされてしまっているかもしれない。

その他にも、出張経路の見直し、日帰り出張／宿泊出張見直し、出張頻度が高い地域の営業所開設検討など、分析結果を材料として、様々なコストダウン策のみならず経営的な戦略を講じることができる。

また「不自然な出張が行われていないか」といったチェックを行うことで、不正が行われていないことを証明できるというように内部統制にも活用できる。

もちろん従来から、Web旅費・交通費精算システムに求められている「省力化」「「スピードアップ」といった効果も実現可能だ。

「DIRECT-eA/旅費・交通費精算」で工夫されている機能としては、要注目項目に「！」アイコンをつけることで、確認ポイントを明確化している点が挙げられる（下図左端）。

「DIRECT-eA/旅費・交通費精算」は運賃計算ソフト「駅すぱあと」と連携しているため適正運賃であるかが自動チェックされる。また「長距離移動で回数券を使用しているか」「宿泊費は適正か」といった出張規定にあっているかどうかの判定もシステム上で行われ、日当などは自動計算で組み込まれるようになっている。

下の例では、領収書の確認が必要である「タクシー利用」と「宿泊費」部分については、承認者が特に確認すべき点として「！」アイコンが表示されている。さらに、「宿泊費」については社内規定に従っているかどうかが判定され、規定内の場合「規定内」マークが表示される。承認や決済にかかる手間が削減できるだけでなく、その精度もアップできるわけだ。

「DIRECT-eA/旅費・交通費精算」は柔軟性も特長として挙げられる。「承認を行う上長が休暇で不在」といったケースには代理認証が行えるようにするなど、承認フローを設定できる。

また「日当計算方法を自社規定にあわせたい」「携帯電話を使って承認がしたい」「e文書法対応で領収書も電子データ化したい」など、導入企業の様々なニーズにあわせたカスタマイズも可能だ※。　　　　　　　　　　　　　　　　　※Standard版のみ

「DIRECT-eA/旅費・交通費精算」は、仮払申請、出張精算、経費精算などの仕訳データ作成により、各種ERPパッケージや基幹システムとのデータ連携が容易であることも特長の1つだ。既に導入済み、あるいは開発中・導入検討中のシステムと連携することで、旅費・交通費精算業務の効率化だけではなく、システム全体の効率を向上させることができる。

●内部統制強化を進めるA社の場合
J-SOX法（金融証券取引法）への対応から内部統制強化を進めているA社では、二重出張、意図的な精算遅れ、出張平均単価の推移などのチェックによる検証とともに、「不正が行われていないかの証明」をどう行うかを大きな課題と認識していた。A社の場合、「DIRECT-eA/旅費・交通費精算」の分析機能を活用することで、次のような効果が期待できる。

【コンプライアンス担当にとってのメリット】
同一社員が同じ日程で別の出張を申請しているなどのチェックが可能に。該当社員に問い合わせたところ、単なる申請ミスであることを確認でき、不正な出張でないことが明確になった。

●業務拡大で営業社員の増員が続くB社の場合
従来は紙ベースの帳票に各社員が旅費・交通費を入力後、上長が内容をチェックして経理担当部署へ送付する方法を採っていたが、業務拡大による営業社員の増加により、承認を行う上長にとっても、経理担当部署にとっても、精算業務が大きな負担となってきた。B社の場合、「DIRECT-eA/旅費・交通費精算」導入により次のような効果が期待できる。

【営業社員にとってのメリット】
同じ経路の場合、過去登録データをコピーして使える、「駅すぱあと」との連携で金額を調べると同時に入力欄にセットでき、料金に間違いがないか確認する必要がなくなるなど、作業が軽減できた。
【上長＆経理担当にとってのメリット】
適正運賃自動チェックがなされているため、領収書つきなど、重点確認部分が明確になる。また、合計金額なども自動計算のため、各承認段階で繰り返し行われるチェック作業に費やす労力が大幅減となった。

●独自開発した会計システムを利用しているC社の場合
C社では独自開発した会計システムを利用しているが、旅費・交通費精算に関しては、経理部門で各社員のエクセルベース伝票から仕訳データとして会計システムに一括手入力していた。また、将来は業務のスリム化を狙って、独自会計システムからERPへの移行を検討している。

【C社にとってのメリット】
C社の場合、「DIRECT-eA/旅費・交通費精算」をカスタマイズして、自社固有の仕様を持つ会計システムとの連携を実現することができた。仕訳は自動作成されるため、旅費振込みまでの精算業務が円滑に行えるようになった。また、「DIRECT-eA/旅費・交通費精算」はERPとの連携も可能であり、現在検討中のERPへの移行についても対応がスムーズである。