住友電工情報システム、文書管理の新版で期限管理機能などを強化

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住友電工情報システム、文書管理の新版で期限管理機能などを強化


掲載日:2016/10/03


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 住友電工情報システムは、文書管理・情報共有システムの新版で、契約書管理で求められる契約期限の自動更新や複数期限の設定に対応し、文書の自動廃棄機能と全文検索の属性絞り込み機能も追加した「楽々Document Plus Ver.4.2」を10月に発売する。

 楽々Document Plusでは、複数のファイルを1つの「文書(ドキュメント)」に添付し、「フォルダ」に保管できる。作成者、契約先、満了日などの任意項目を属性として付与し、文書を登録する。また、属性検索やあいまい検索などが可能で、必要な情報をすぐに取り出せる。

 今回の新版では、契約書における期限管理で、満了日の管理に加え、自動更新や複数の期限日の管理も可能になった。管理したい期限日を設定すれば、その期限が近づくと関係者に通知されるため、見落としを防ぎ、契約時期を簡単に更新できる。期限日と更新の間隔を設定できるため、期限が来るたびに新しい期限日に自動更新でき、毎年や半年単位で繰り返し通知できる。また、1つの文書に対して、通知対象となる期限日を複数設定でき、例えば、満了日に加え、継続や解約を判定するための検討開始日を設定できる。

 決められた日に不要になる文書を廃棄したい場合に、その期限日を設定しておくことで、期限が来ると自動的に文書を廃棄する機能も追加した。無効な文書や利用価値のない文書を廃棄することで、保管文書の最適化や、文書の検索精度の向上などを図れる。

 全文検索と属性絞り込みの組み合わせ機能も実装した。各文書に付与した属性(契約先名、主管部署など)で検索対象を絞り込んだ上で全文検索をすることにより、大量の情報から目的の文書を迅速に探せる。

 価格は、パッケージライセンスが150万円(税別)から。


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