導入:日本大学商学部、日立ソリューションズのCLMを導入

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導入:日本大学商学部、日立ソリューションズのCLMを導入


掲載日:2015/03/26


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 株式会社日立ソリューションズは、日本大学商学部が、学部内で開くペーパーレス会議の運用基盤として同社の文書管理システム「活文 Contents Lifecycle Manager」(活文CLM)を導入したと発表した。

 「活文CLM」は、Webブラウザ上で文書管理を行なうことができるアプリケーションで、iPadから簡単な操作でセキュアに社内文書を検索・参照できる。また、フォルダや文書にアクセス権を設定することで、操作できるユーザを制限したり、ユーザ認証時のセキュリティ方針(パスワードの期限、使用できる文字種など)を、認証ポリシーとして設定できる。

 日本大学商学部は、創設100周年記念事業の一環として、新本館を2014年7月16日に竣工したが、新本館の建設と合わせて整備した無線LAN環境を活用し、教授会や約30の委員会を対象に、会議のペーパーレス化を決定したと述べている。教授会は、月2回、約100名の参加者が集まって各種審議を行なう会議で、100〜200ページに及ぶ資料を紙で配布していたため、資料の作成・配布・回収の作業負荷が膨大なものとなっており、会議資料を運用する手段の改善が課題となっていたという。

 そこで、同学部では、会議資料の準備作業を省力化できる点や、タブレットの操作に不慣れな人でも簡単に資料を閲覧できる点、適切な閲覧権限を付与できる点を評価し、「活文CLM」と資料閲覧用の端末としてiPadを採用した。

 今回のシステム導入により、会議の参加者は、iPad上の専用のアプリケーションを起動すれば、簡単に資料を閲覧できるようになった。

 同学部では、システムの導入後、膨大な資料の印刷時間が不要になったり、会議直前の資料の差し替えが可能になったりと、会議資料の運用において省力化とコスト削減を実現した。従来、会議1回あたり約1万〜2万枚の資料を用意していたことから、年間で約24万枚分の会議資料の作成作業を削減できるという。

 また、会議ごとに資料を閲覧できるメンバーを細かく設定することで、セキュリティの強化を図っているほか、紙資料を配布しないため、会議での秘匿性の高い資料の回収漏れを防げると述べている。


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