採用:GlobalKids、グループウェアに「Knowledge Suite」を採用

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採用:GlobalKids、グループウェアに「Knowledge Suite」を採用


掲載日:2014/07/02


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 ナレッジスイート株式会社は、同社が提供するクラウド型統合ビジネスアプリケーション「Knowledge Suite」の導入事例として、株式会社グローバルキッズ(GlobalKids)の事例を発表した。

 GlobalKidsは、保育施設を運営する企業。同社では、毎年10施設以上の保育園開園にともない、職員の情報共有の基盤を一元化することが経営課題として挙がっていたほか、本部、各施設の業務効率向上を図る必要性が高まり、グループウェア導入の検討を開始したという。

 グループウェアメーカーの無料版を手始めに試験運用を開始したが、各社員のITリテラシーの課題、会議室などの設備予約管理機能が不足していたなど、業務の実態に合わない部分が多く、本格的な運用に躊躇していたという。そのような中で、販売代理店であるジェイズ・コミュニケーションから「Knowledge Suite」の提案を受け、低コストでありながら様々な機能を備えているため、課題が解決できると考えてトライアルに申し込んだと伝えている。

 同アプリケーションの導入においては、職員の予定管理としてスケジュール機能を活用しているほか、本部の会議室利用管理として設備予約機能を活用していると述べている。

 もともと会議室の予約はExcelや、個人の手帳で管理していたため、予約したはずが先に予定が入ってしまい重複予約が発生するなどトラブルが多かったが、導入後はスケジュール登録と同時に会議室の予約が可能になり、重複予約はなくなったと伝えている。また、予約するフローができたことでログインする習慣が生まれ、会議がスムーズに行なえるようになったとしている。

 ほかにも、日程調整の際にカレンダーで予定をドラッグアンドドロップで移動ができるなど、操作が簡単なことも評価していると述べている。更に、メッセージ機能や電話メモを使うようになり、職員間でのコミュニケーションが活発になったほか、携帯電話やスマートフォンにも対応しているため外出先でも利用していると伝えている。

 今後は、スケジュールやトピック機能を活用して各施設で行なわれるイベントの連絡事項の伝達や、稟議申請業務の効率化のためワークフロー機能による旅費・交通費精算に活用していくという。全施設へ完全導入して、施設数の拡大とともに利用の幅を広げ、事業拡大に合わせて業務効率を高めていきたいと述べている。


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