メディアドライブ、業務を効率化できる文書管理ソフトウェア発売

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メディアドライブ、業務を効率化できる文書管理ソフトウェア発売


掲載日:2013/08/19


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 メディアドライブ株式会社は、企業内の紙文書や電子文書をまとめて管理でき、業務を効率化できる文書管理ソフトウェア「DocDesk」を8月30日(予定)に発売する。

 「DocDesk」では、既にデータ化されているOffice文書ファイル(Word/Excel/PowerPointなど)やPDFファイルと紙文書をまとめて管理できる。“フォルダ監視機能”を使用することで複合機やFAXから紙文書を容易に取り込め、高精度な活字文書OCRエンジンを使用して透明テキスト付きPDFファイルに自動変換できるほか、リネーム機能で、文書の取込時にあらかじめ指定したタイトル名に変更することもできる。様々な文書や帳票を取込む際には、付属の自動分類ソフトウェア「DocDesk Sorter」で、効率的に分類/仕分けを行なえる。

 既にPC内に保存されているWordやExcelなどのOffice文書ファイルがある場合も、インポートすることでまとめて管理できる。管理するデータは、フォルダに分けて管理できるほか、文書の内容をサムネイル(縮小画像)表示できるため、視覚的に目的のデータを探せる。登録したデータは、メールソフトやFAX、スマートフォン/タブレット端末などに転送して活用でき、スマートフォン/タブレットでデータ活用できるアプリ「DocMobile」も用意されている。また、ネットワークサーバ上の共有フォルダを「DocDesk」内に登録でき、企業内の情報をまとめて管理し、情報の共有化を図れる。

 ファイル名や日付で検索できるほか、文書内容をキーワードで検索(全文検索)する機能を搭載しているため、記憶している文書内容から目的の文書を探し出せる。なお、全文検索は、OCR処理された画像、Word/Excel/PowerPoint/PDF/一太郎/テキストファイルのみが対象になる。また、アノテーション機能を備え、文書上にメモやマーカーを追加したり、重要/至急の資料にスタンプなどを追加でき、強調したい個所や関連したメモなどを貼り付けることで、サムネイル画像で注釈の存在を確認できるため、目的のデータも簡単に探し出せる。

 登録したデータは、パスワード(PDF用パスワードも設定可能)を付けて暗号化でき、セキュリティに配慮できる。また、「DocDesk」内から他のメールやFAX、スマートフォン/タブレット端末などに転送して活用できるほか、転送前に画像データをWordやExcelファイル、透明テキスト付きPDFファイルに変換することもできる。


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