事例:日立GP、自治体向け文書管理システムの導入事例を公開

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事例:日立GP、自治体向け文書管理システムの導入事例を公開


掲載日:2013/04/09


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 日立公共システムエンジニアリング株式会社(日立GP)は、自治体向け文書管理システム「e-文書」を福島県国見町に提供し、導入事例を日立GPのWebサイトに公開したと発表した。

 「e-文書」は、収受から保存・廃棄まで文書業務をサポートする自治体向け文書管理システム。紙決裁・電子決裁どちらの運用にも対応し、文書情報を一元管理する。文書保存管理機能のみを個別に選択でき、設計支援からシステムの導入・運用までサポートする。「e-文書」の特長は、処理中の文書を一覧で表示でき、未処理案件の残量や、案件ごとの必要な処理などの進捗状況を把握できる。また、過去の文書を処理する場合は、当時の職で文書を登録できる。更に、作成した文書ごとに参照権限を設定でき、部署や役職ごとに操作権限の付与も可能である。

 福島県国見町は、公文書管理法の施行をきっかけに文書管理のあり方を検討していたが、東日本大震災で庁舎を利用できない状態となり、全文書の棚卸しを余儀なくされたとしている。そこで、全庁的に文書管理に対する意識付けを開始し、不要な文書の廃棄や新しい文書の分類方法の確立、文書管理勉強会の開催など、様々な取り組みを行なったという。また、福島県国見町は、2012年6月に「e-文書」をクラウドサービスで導入し、より効率的な文書管理を構築したと述べている。選定した理由として、画面の操作性や視認性が優れていることや、多くの職員が使いやすい点を挙げている。


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