パナソニック ソリューションテクノロジー株式会社（PSTC）は、文書管理システム「GlobalDoc5」とワークフローシステム「GlobalFlow5」を株式会社日本政策金融公庫に納入したと発表した。

　日本政策金融公庫の中小企業事業では、業務処理に必要な書類が膨大で、紙文書の保管の手間やスペースが大きな課題になっていた。また、決裁に多くの関係者・責任者の押印が必要で、意思決定に時間がかかるなど、業務遂行に支障をきたすこともあった。そこで、紙文書の削減と承認経路のスリム化に取り組み、文書管理とワークフローのシステムを導入した。

　職員が出社しPCを起動すると自動的に社内ポータルサイトが起動し、各部門からの発信文書が、“重要”“規定”“依頼”“連絡”事項の4つに区分されて掲示される。これらの発信文書が「GlobalDoc5」で管理されている。例えば、文書のタイトルに“対象者”“発信元”“内容の一部”を必ず付加することで、視認性の向上を図っている。また、「GlobalDoc5」の機能として、未読／既読が色分けされるので、新しい情報かどうかすぐに判別できる。全文検索機能も備えているため、過去の情報をキーワードですばやく探せる。

　営業職員が外出する際、以前は顧客情報や社内情報を印刷して持ち出していたため、セキュリティの問題に加え、持ち出す際の申請も面倒だった。現在は、シンクライアント端末を導入し、文書管理システムにアクセスできるようにした。端末上に機密情報が残らず、紙文書を紛失するおそれもないので、情報漏洩の防止と営業活動の効率化に役立っている。

　一方、ワークフローについては、融資関係の主要な決裁業務に加え、社内の多くの申請業務も「GlobalFlow5」を用いて電子化された。各部門の担当者が必要な電子帳票を比較的容易に作成し、承認プロセスを設定できるため、メンテナンスコストが削減された。承認された文書は「GlobalDoc5」に保存されるため、保管や事後の検索を容易に行なえる。

　東日本大震災の際、水戸支店の職員を一時的に東京支店へ移転させたが、一部の責任者は顧客に対応するために現地にとどまっていた。その際も、電子決裁化されていたことで、社内での意思決定が停滞せず、被災した顧客の早期復旧にむけた支援が可能になった。

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