事例:愛媛県庁、「ガルーン 2」で業務プロセスの時間を短縮

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事例:愛媛県庁、「ガルーン 2」で業務プロセスの時間を短縮


掲載日:2010/08/19


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 サイボウズ株式会社は、愛媛県庁が、大規模向けグループウェア「サイボウズガルーン 2」を5000ユーザ規模で導入し、本格稼働していると、発表した。

 愛媛県では、最大300名規模での活用が推奨される「サイボウズ Office 4」を部局ごとに一律導入し、情報共有の推進を始めていた。しかし、部局内に限定された環境であったため、他部局と連携できず、部局外連絡はメール中心になる点や、活用頻度も部局ごとにばらつきがあるなど、職員間の情報共有を推進するには不十分な環境であった。また、全庁掲示板/メール/グループウェアと、それぞれ別システムを採用していたため、サーバの管理コストもかかることから、既存システムのリース期限に合わせて、再度システムを見直すことになった。

 主な要件になったのは、掲示板/メール/グループウェアを1つの業務ポータルとして集約できることと、分散した「Office4」のデータを移行できること、5000名全員が1つのシステムを利用できること、の3点であった。「ガルーン 2」はこの3点を兼ね備えていると評価され、2006年に導入が決定された。システムリプレイス時には、「ガルーン2」を含め、文書管理・電子決裁システムや会議室予約システムなど、庁内の複数のシステムの認証を連携する電子自治体認証基盤が導入された。

 決済する前段階の資料を、あらかじめ部局内や関係各部署と共有し、調整/議論する場として、「ガルーン2」のツール“回覧板”(社内メール)が利用されている。官公庁という業務柄、法令に基づいて文書ベースで業務が進むことが多いため、確認文書が日常的に多数発生している。それらをテーマごとに1つの回覧板で関係者全員と共有でき、かつ確認状況も容易に把握できるため、メールのCC機能を利用した長いやりとりなどに比べ、事前調整の時間を短縮できる。これにより、庁内でのメールのやり取りはなくなり、外部との連絡にのみメールを使用するようになった。

 このほか、全庁や部局の一方的な通達事項では“掲示板”が活用されている。また“ファイル管理”では、個人で作成した資料の保存に加え、“回覧板”と併せて更新した資料をフォルダにアップロードすることで業務を進行し、履歴を残せる運用が行なわれている。“スケジュール”は、通常のスケジューリング以外に、簡易な会議室予約や上司の予定を事前に確保する目的にも利用されている。


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