鈴与、文書のスキャニングから保管、廃棄までのサービスを提供

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鈴与、文書のスキャニングから保管、廃棄までのサービスを提供


掲載日:2009/07/08


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 鈴与株式会社は、ユーザから預かった文書のスキャニングから保管、廃棄までの業務を同一倉庫内で包括的に提供する、安全で効率的な文書保管サービス「SDLM(Suzuyo Document Lifecycle Management)」の提供を、開始した。静岡県内で提供が開始され、首都圏への展開も予定されている。

 「SDLM」では、セキュリティ教育を受けた専門ドライバーが搬送を行ない、セキュリティ車輌はシャッターを閉じた庫内で開錠/荷降ろしを行なう。また、アクティブ文書(外部企業からの請求書など、大量で検索/情報活用頻度が高く、探す工数が多数発生する文書)をスキャニングすることで、文書の種別とインデックス項目のデータ作成を迅速/自動的に行なう。スキャニング時に文書のデータをCSV(カンマ区切り)形式で作成でき、企業の情報システムに取り込むこともできる。スリープ文書(検索頻度の低い文書)は箱単位/ファイル単位で管理される。

 ユーザとのインターフェース機能としてWeb管理システムが用意されており、預けた文書をインターネット経由で検索/イメージ閲覧することができる。文書の保管/取り寄せ/廃棄(リサイクル)の指示を、文書保存箱単位ではなく、ファイル単位/書類1枚単位で行なうことができる。また、SSL暗号化通信を使用して、文書管理台帳の作成/閲覧や、スキャン済のアクティブ文書のイメージの閲覧、保存箱用ラベルの作成/出力を行なうことができる。オプションで、ID/パスワードによる閲覧/承認権限を設定できるほか、メールによる上長確認などの機能も用意されている。

 文書保管は、耐震構造や厳重なセキュリティ、24時間監視といった機能を備えた倉庫で行なわれる。また、文書廃棄の際は、同一倉庫内で“機密抹消リサイクル処理”を施すことで、処理済文書からの情報漏洩を防止でき、シュレッダーなどで処理した場合に比べリサイクル効率に優れている。


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