事例:トライアルカンパニーがビーコンIT製品で総務届出を構築

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事例:トライアルカンパニーがビーコンIT製品で総務届出を構築


掲載日:2008/08/19


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 株式会社ビーコンITは、内部統制を目的とした業務改善を支援する製品「BeaconIT Data Management Suite(BDMS)for コンプライアンスワークフロー」を株式会社トライアルカンパニーが導入し、総務届出システムを6ヵ月で構築したと、発表した。

 トライアルカンパニーは、郊外型総合販売店として九州地区を中心にチェーン展開している。社員1300名、アソシエイト(パート/アルバイト)7000名を抱え、婚姻/出産/住所変更/入退社/振込先変更/採用面接/扶養家族など様々な種類の届出も大量に発生している。また、新商品や新規取引先などの扱いは商品部で、売価変更はMD(バイヤー)と各商品カテゴリ事業部で申請/承認を行なうが、取り扱い商品が多岐にわたるため、月間2万アイテムの申請が発生している。従来は共有のExcelファイルを使用して申請書類を作成し、紙と捺印で承認していた。Excel形式のデータと捺印後の紙が蓄積されるのみであったため、過去の検索が困難で内部統制上の問題が発生していた。

 また、.NET環境でほとんどのシステムを社内製作していたが、コンプライアンス対応にスピードが要求されたため、パッケージを選択することとなった。「BDMS for コンプライアンスワークフロー」は、画面アプリケーションとワークフローの分離が初めから想定されていることや、承認者の動的アサイン(割り当て)や権限代行/差し戻し処理など日本独特の習慣に対応していること、様々なテンプレートが用意されていること、証跡管理機能を備えていることなどから、導入が決定した。

 導入により、フロー処理のWeb化や、データの蓄積/検索、承認の証跡管理が可能となったほか、従来は手作業で他のシステムにデータを受け渡していた部分もほぼ自動化された。商品事業部側でも過去の申請を変更して再利用することで、MDの工数を削減することができる。また、役員やマネージャが出張などで外出していてもWebで承認できるため、新商品発売時の遅滞を抑えることができる。

 売価変更や物流システムとの連携も、承認とほとんど併行処理に近いスピードで行なわなければ店舗への品出しに間に合わないが、これらの申請、承認、他システムへのデータ連携という一連の処理も従来に比べ速度が向上した。総務/採用系の業務では15種類のワークフローが稼働しており、従来のフロー構築に比べ開発生産性が約40%向上した。


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